事務所の電話機が古くなった、在宅勤務や外出が増えて代表電話に出られる人がいない。こうした悩みから、クラウド電話を検討する中小企業が増えています。
一方で、「今の番号は使えるのか」「通話の品質は大丈夫か」「結局いくらかかるのか」と、判断に迷う点も多いものです。
この記事では、クラウド電話の仕組みとビジネスフォンとの違い、中小企業にとってのメリットと注意点、電話番号の扱い、選び方の基準までを順に整理します。
自社に合うかどうかを判断する材料として使ってください。
クラウド電話とは
クラウド電話とは、電話の交換機（PBX）の機能をインターネット上のサービスとして利用する電話の仕組みです。クラウドPBXとも呼ばれます。
従来のビジネスフォンは、事務所に主装置と呼ばれる機器を置き、電話機と配線でつないで使います。クラウド電話では、この主装置の役割をサービス提供会社のサーバーが担います。
そのため、スマートフォンやパソコンにアプリを入れれば、事務所の外でも会社の電話番号で発信・着信ができます。
ビジネスフォンとの違い
| 比較項目 | ビジネスフォン | クラウド電話 |
|---|---|---|
| 機器 | 事務所に主装置と電話機を設置 | 主装置は不要。スマホ・パソコン・IP電話機を使う |
| 使える場所 | 基本は事務所の中 | インターネットにつながる場所ならどこでも |
| 導入時の工事 | 配線工事が必要になることが多い | 大がかりな工事は不要なことが多い |
| 費用の形 | 初期費用が大きく、保守費がかかる | 初期費用は小さく、月額料金が続く |
| 設定の変更 | 業者に依頼することが多い | 管理画面から自社で変更できることが多い |
| 通話品質 | 固定回線のため安定しやすい | インターネット回線の状態に左右される |
どちらが優れているというより、働き方と電話の使い方によって向き不向きが分かれます。
中小企業がクラウド電話を検討する背景
中小企業でクラウド電話の検討が増えている背景には、いくつかの事情が重なっています。
少人数で代表電話を回している
社員が数名から数十名の会社では、電話番を専任で置く余裕がないことも多くあります。全員が外出や在宅のときに、代表電話に出られない時間ができてしまいます。
クラウド電話なら、代表番号への着信を複数のスマホで同時に受けられるため、事務所に人がいなくても対応しやすくなります。
働く場所が分散している
在宅勤務、外回りの営業、複数の店舗や拠点など、社員が同じ場所にいない働き方が広がっています。
従来の電話の仕組みでは、事務所で受けた電話を外の担当者につなぐのに手間がかかります。クラウド電話では、外にいる担当者にも内線として取り次げます。
総務省の調査では、テレワークを導入している企業の割合は50.1％となり、前年より増えました。クラウドサービスを利用する企業も8割を上回っています（出典：総務省「令和7年通信利用動向調査の結果」（令和8年5月29日））。
働く場所が広がるなかで、電話だけが事務所に縛られていると、取り次ぎや折り返しの手間が残りやすくなります。
電話設備の更新時期を迎えている
ビジネスフォンの主装置や電話機は、数年から十数年で更新や保守の見直しが必要になります。リース契約の満了をきっかけに、電話の仕組みそのものを見直す企業も少なくありません。
なお、NTTの固定電話網は、加入電話の契約数の減少や交換設備の維持限界を背景に、IP網へ移行する計画で進められてきました。総務省の資料では、設備の移行は2025年1月までに完了する工程とされています（出典：総務省「固定電話網の円滑な移行」）。
移行後の固定電話の扱いについて、総務省は次のように説明しています。
IP網移行後は、これまでのメタル電話（加入電話・ISDN電話）の利用者が、引き続き固定電話を使う場合には、IP電話に移行するか、あるいはメタル電話の代わりに提供されるメタルIP電話を利用することになります。
出典：総務省「固定電話網の円滑な移行」
つまり、移行を理由に慌てて電話の仕組みを替える必要はありません。同じページでは、IP網への移行に便乗した悪質な販売行為への注意も呼びかけられています。機器の更新の時期に合わせて、冷静に比べるのが基本です。
クラウド電話のメリット
中小企業にとっての主なメリットは、次の5つです。
事務所の外でも会社の番号を使える
スマホやパソコンで会社の番号から発信・着信できます。社員の個人の携帯番号を取引先に伝える必要が減り、退職や異動のときの引き継ぎも整理しやすくなります。
機器と工事の費用を抑えやすい
主装置が不要なため、導入時の機器費や配線工事の費用を抑えやすくなります。移転やレイアウト変更のときも、配線をやり直す必要がほとんどありません。
人数の増減に合わせやすい
利用する人数分だけ契約する料金体系が多く、社員の増減に合わせてアカウントを追加・削除できます。
拠点間や外出先との通話を内線にできる
本社と支店、事務所と外出先のスマホを内線でつなげるため、社内の通話料を抑えやすくなります。
応対の記録を残しやすい
サービスによっては、着信の履歴や通話の録音、応対の記録を画面で確認できます。電話の内容を社内で共有できると、担当者が不在のときの折り返しや引き継ぎがスムーズになります。
電話での顧客対応が多い会社では、応対履歴を残して共有できるクラウド電話システムのように、過去の応対内容を確認できる仕組みが役立つ場面もあります。
クラウド電話の注意点
メリットだけで判断すると、導入後に困ることがあります。次の点は事前に確認してください。
通話品質はインターネット回線に左右される
クラウド電話はインターネットを経由して通話するため、回線が不安定だと音声が途切れたり遅れたりすることがあります。事務所のWi-Fiが混み合う時間帯や、外出先の電波の状態も影響します。
今の電話番号を引き継げるとは限らない
既存の番号をそのまま使えるかどうかは、サービスと番号の種類によって異なります。取引先に長く使ってもらっている番号がある場合は、契約前に必ず確認します。
固定電話の番号は、番号ポータビリティの仕組みで、番号を変えずに契約先の会社を変えられる場合があります。手続きは、これから契約する会社に申し込むワンストップ方式とされています（出典：総務省「固定電話の番号ポータビリティ」）。
ただし、番号を移すと元の会社との契約は解約になり、番号ポータビリティの費用のほかに、解約や新規契約に伴う費用がかかる場合があります（出典：総務省「固定電話の番号ポータビリティ」）。検討しているクラウド電話のサービスが、この仕組みでの番号の受け入れに対応しているかも確認します。
緊急通報やフリーダイヤルへの発信に制限がある場合がある
050で始まる番号のサービスでは、110番や119番などの緊急通報ができない場合があります。0120などへ発信できないサービスもあります。
停電や回線障害のときの備えが必要
事務所の停電やインターネットの障害が起きると、電話が使えなくなることがあります。スマホの携帯回線への切り替えや、障害時の連絡方法を決めておく必要があります。
FAXや一部の機器が使えないことがある
FAXや、電話回線を使う決済端末・警備システムなどは、クラウド電話に切り替えると使えなくなることがあります。電話回線につながっている機器を洗い出してから判断します。
通話の記録には個人情報が含まれる
着信の履歴や通話の録音から特定の個人が分かる場合、その記録は個人情報に当たります。個人情報保護法では、個人情報を取得したときに、利用目的を本人に通知するか公表することが求められています（出典：e-Gov法令検索「個人情報の保護に関する法律」第21条）。
記録をクラウド上に置く場合の考え方について、個人情報保護委員会は次のように示しています。
クラウドサービスの利用が、本人の同意が必要な第三者提供（法第27条第１項）又は委託（法第27条第５項第１号）に該当するかどうかは、保存している電子データに個人データが含まれているかどうかではなく、クラウドサービスを提供する事業者において個人データを取り扱うこととなっているのかどうかが判断の基準となります。
出典：個人情報保護委員会「『個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン』に関するQ&A」Q7-53
契約の前に、記録の保存場所、社内で記録を見られる人、サービス提供会社がデータをどう扱うかを確認しておくと安心です。
月額費用は人数に比例して増える
初期費用は抑えやすい一方で、月額料金は利用人数やオプションの数に応じて続きます。長く使うほど、総額での比較が大切になります。
電話番号の種類と選び方
クラウド電話で使う電話番号は、大きく2種類に分かれます。違いを理解しておくと、サービスを選ぶときに迷いにくくなります。
| 番号の種類 | 特徴 | 向いている使い方 |
|---|---|---|
| 市外局番から始まる番号（0ABJ番号） | 総務省が定める品質の基準を満たす必要がある。緊急通報に対応し、地域が分かる | 代表電話、取引先からの着信が多い番号 |
| 050から始まる番号 | 取得しやすく、全国どこでも同じ形式。緊急通報ができないサービスがある | 個人ごとの番号、補助的な番号 |
代表番号として長く使う番号は、市外局番から始まる番号を扱えるサービスを選ぶのが一般的です。050番号は、営業担当ごとの番号など補助的な使い方に向いています。
番号の種類によって求められる品質が違うことは、総務省の研究会の資料でも整理されています。
番号の違い(0AB-Jか050か）を見るだけで適切なサービスや品質の違いを容易に識別できるようにするという消費者保護の観点から、品質基準を規定。
出典：総務省「0AB-J IP電話の品質要件の在り方について 報告書概要」（平成26年12月16日）
同じ資料では、端末間の平均遅延の基準が、市外局番のIP電話は150ミリ秒未満、050のIP電話は400ミリ秒未満とされています。通話品質の指標であるR値も、80を超える値と50を超える値で分けられています。市外局番のIP電話には、緊急通報を管轄の警察機関などに接続することやFAXの送受信も求められる一方、050のIP電話にはこれらの基準がありません（出典：総務省「0AB-J IP電話の品質要件の在り方について 報告書概要」）。
番号の種類は、通話の品質と使える機能を見分ける目安にもなります。
クラウド電話が向いている中小企業
一般的に、次のような会社ではクラウド電話の効果が出やすい傾向があります。
- 外回りの営業や現場作業が多く、事務所に人が少ない時間がある
- 在宅勤務の社員がいて、代表電話の対応を分担したい
- 本社のほかに店舗や営業所があり、拠点間の通話が多い
- 移転や増員の予定があり、電話の配線をやり直したくない
- 電話の応対内容を記録し、担当者が不在のときも対応できるようにしたい
反対に、事務所に常に人がいて電話の取り次ぎで困っていない会社では、切り替えの効果は小さくなります。
自社が当てはまるかどうかは、1週間ほど電話の着信と取り次ぎの状況を記録してみると判断しやすくなります。出られなかった着信の数や、折り返しにかかった時間が分かると、導入の必要性を具体的に考えられます。
中小企業がクラウド電話を選ぶときの判断基準
サービスを比べるときは、料金だけでなく次の基準で見ると判断しやすくなります。
判断の基準
- 番号：今の番号を引き継げるか。市外局番から始まる番号を新しく取れるか
- 料金体系：1人ごとの課金か、同時に通話できる数ごとの課金か。自社の使い方で総額が安くなるのはどちらか
- スマホアプリの使いやすさ：着信・保留・転送が迷わず操作できるか
- 管理画面：着信の振り分けや営業時間外の案内を、自社で変更できるか
- 応対の記録：着信履歴、録音、メモの共有が必要かどうか
- サポート：導入時の設定支援や、障害時の問い合わせ窓口があるか
- 契約条件：最低利用期間や解約時の費用があるか
導入前のチェックリスト
- 電話を使う人数と、同時に通話する人数のおおよその最大値を把握したか
- 代表番号を引き継ぐか、新しく取るかを決めたか
- 1か月あたりの外線の通話量（固定電話宛て・携帯宛て）を把握したか
- 事務所のインターネット回線とWi-Fiに余裕があるか確認したか
- FAX、決済端末、警備システムなど、電話回線を使う機器を洗い出したか
- 今のビジネスフォンのリースや保守契約の残り期間と解約条件を確認したか
- 停電や回線障害のときの連絡方法を決めたか
- 社員の個人スマホを使うか、会社で端末を用意するかを決めたか
- 試用期間を使って、実際の業務で音質と操作を確かめたか
費用の考え方
クラウド電話の費用は、初期費用、月額の基本料、通話料、オプション料金で構成されます。
比較記事や各社の公開料金でよく見られる水準を目安としてまとめると、次のとおりです。2026年時点の一般的な幅で、サービスや契約内容によって大きく変わります。
| 費用の項目 | 目安 | 補足 |
|---|---|---|
| 初期費用 | 0円〜数万円程度 | 番号の引き継ぎや設定作業を依頼すると増えることがある |
| 月額基本料 | 1人あたり1,000〜2,500円程度 | 人数ごとの課金が多い |
| 通話料（固定電話宛て） | 3分8〜10円程度 | プランによって無料の通話分を含むものもある |
| 通話料（携帯電話宛て） | 1分15〜18円程度 | 同上 |
| オプション | 機能ごとに月数百円〜数千円 | 録音、自動音声案内など |
例えば10人で使う場合、月額基本料だけで目安として1万〜2万5,000円ほどになり、そこに通話料とオプションが加わります。
比べるときは、初期費用の安さだけで判断せず、3〜5年使った場合の総額で見ます。今のビジネスフォンの保守費やリース料、電話番を置いていた時間なども含めて比べると、判断を誤りにくくなります。
IT関連の補助金を使える場合もあります。2026年は、これまでのIT導入補助金にあたる制度が「デジタル化・AI導入補助金」の名称で公募されています（出典：デジタル化・AI導入補助金2026 公式サイト）。ただし、対象や申請の条件は制度や年度によって変わります。使う場合は、最新の公募要領で条件と申請の順序を確認してください。
導入の進め方
クラウド電話への切り替えは、次の順で進めると手戻りを減らせます。
- 今の電話の困りごとと、電話回線を使っている機器を書き出す
- 利用人数、通話量、番号の扱いなど、必要な条件を決める
- 複数のサービスの資料を取り寄せ、料金と機能を比べる
- 試用期間で、音質とスマホアプリの操作を確かめる
- 着信の振り分け、営業時間外の案内、社内ルールを決める
- 一部の部署から使い始め、問題がなければ全社に広げる
着信の振り分けを先に決める
クラウド電話は、着信を誰のスマホで鳴らすか、何秒で次の人に回すかを細かく設定できます。設定が決まっていないと、全員のスマホが一斉に鳴り続けたり、誰も出なかったりします。
部署ごと、時間帯ごとに、誰が最初に受けるかを決めておくと、導入直後の混乱を避けやすくなります。
社内のルールを決める
事務所の外で電話を受けられるようになると、勤務時間外の着信をどう扱うかが問題になります。営業時間外は自動音声で案内する、休日は転送しない、といったルールを決めておくと、社員の負担を抑えられます。
厚生労働省のテレワークのガイドラインでも、メールだけでなく電話も含めて、時間外の業務の指示や報告のあり方について、使用者がルールを設けることが考えられるとしています（出典：厚生労働省「テレワークの適切な導入及び実施の推進のためのガイドライン」）。
個人のスマホを使う場合は、通話の記録や取引先の連絡先をどこまで端末に残すか、退職時にアカウントをどう止めるかも決めておきます。
端末の紛失や不正なアクセスへの備えは、総務省が公表している「テレワークセキュリティガイドライン（第5版）」や、中小企業の担当者向けの手引きも参考になります（出典：総務省「テレワークにおけるセキュリティ確保」）。
取引先への案内を準備する
番号が変わる場合は、名刺、Webサイト、請求書、メールの署名など、番号を載せている場所をすべて洗い出します。切り替えの時期を決めて、取引先には早めに案内します。
クラウド電話を導入しなくてよいケース
次のような場合は、今の電話のままでも困らないことがあります。
- 社員がほぼ全員事務所にいて、電話の取り次ぎに困っていない
- 通話量が多く、音声の安定を最優先したい
- FAXや電話回線を使う機器を業務で多く使っている
- 事務所のインターネット回線が不安定で、改善の予定がない
- ビジネスフォンのリースが長く残っており、解約の負担が大きい
まずは今の電話の困りごとを書き出し、「事務所の外で電話を受けたいか」「応対の記録を残したいか」を確認すると、導入の必要性を判断しやすくなります。
すぐに全面的に切り替えず、営業担当など一部の社員から試す方法もあります。
あわせて読みたい
- カスハラ電話の対策9つ｜義務化への備えと切り方・録音の判断基準
- クラウドPBXの費用の目安｜初期費用・月額・通話料の内訳と比べ方
- CTIとは？仕組み・主な機能・種類と導入の判断基準を解説
- 法人の通話録音の方法と注意点｜録音の告知・保存ルールと選び方
- 会社の電話をスマホに転送する3つの方法｜料金の仕組みと注意点
ツナグバで、クラウド電話のサービスを比べる
ツナグバは、法人向けのサービスを無料で掲載・比較できるサイトです。気になるサービスの資料を、無料でまとめて請求できます。
電話の分野では、次のようなサービスを掲載しています。
- 中小企業向けのクラウド電話サービス：スマートフォンやパソコンで会社の電話番号を使えます。電話機や工事の費用を抑えられます。電話の環境を見直したい企業向けです
- 応対履歴を残して共有できるクラウド型の電話システム：かかってきた電話の相手や過去の応対内容を画面で確認し、社内で共有できます。電話対応の引き継ぎや応対の質の向上に役立ちます。電話での顧客対応が多い企業向けです
複数のサービスの資料を並べて、自社の使い方に合うかを確かめてみてください。
中小企業向けのクラウド電話サービス
こんな課題に向いています。
- 会社の電話に出るために、誰かが事務所にいなければならない
- 社員の個人の携帯電話で、取引先とやり取りしている
- 事務所の移転や増員のたびに、電話の工事や機器の費用がかかる
主な特徴は次のとおりです。
- スマートフォンやパソコンで会社の番号を使える：外出先や自宅からでも、会社の電話番号で発信や着信ができます。事務所にいなくても電話対応がしやすくなります。
- 電話機や工事の費用を抑えやすい：インターネットを使う仕組みのため、専用の電話機や配線工事が要らないものが一般的です。必要な機器は製品によって違うため、資料で確認してください。
- 人数や拠点の変化に合わせやすい：利用者の追加や削除を管理画面で行えるものが多くあります。事務所の移転や増員にも対応しやすくなります。
資料で確かめたいことの例です。
- 今の電話番号を引き継げるか
- 利用者1人あたりの月額料金と、通話料・初期費用
- 通話の品質と、必要なインターネット環境
電話の応対履歴を残して共有できる、クラウド型の電話システム
こんな課題に向いています。
- 電話の内容が担当者の頭の中にしか残らず、不在時にほかの人が対応できない
- 「前に電話した件ですが」と言われても、誰がどう対応したか分からない
- 電話対応の品質に担当者ごとの差があり、教えようにも記録がない
主な特徴は次のとおりです。
- かかってきた瞬間に、相手と過去のやり取りが分かる：着信と同時に、相手の名前や前回の対応内容をパソコンの画面に表示します。電話に出る前に状況が分かるので、「どちら様でしょうか」から始めずに済みます。
- 対応の記録を、社内で共有できる：通話ごとの対応メモが相手ごとにたまっていきます。担当者が休みの日や、担当が変わったときも、ほかの人が経緯を見て引き継げます。
- 今の電話番号のまま使える場合が多い：この種のサービスは、今使っている電話番号や電話機を変えずに導入できるものが一般的です。導入時の手間や、取引先への番号変更の連絡を抑えられます。
資料で確かめたいことの例です。
- 今の電話回線・電話機のまま使えるか（工事や機器の入れ替えが必要か）
- 顧客管理システムなど、いま使っているツールと連携できるか
- 1台あたり・1拠点あたりの月額料金と、初期費用の有無
よくある質問
今の会社の電話番号はそのまま使えますか
サービスと番号の種類によって異なります。市外局番から始まる番号を引き継げるサービスもあれば、新しい番号の取得が必要なサービスもあります。契約前に、今の番号で引き継ぎができるかを確認してください。
社員の個人のスマホで使っても問題ありませんか
アプリを入れれば使えるサービスが多くあります。ただし、通話の記録や連絡先の管理、退職時のアカウント削除などのルールを社内で決めておく必要があります。
FAXは使えますか
クラウド電話に切り替えると、従来のFAXが使えなくなる場合があります。FAXを使い続けたい場合は、インターネットFAXの併用や、FAX用の回線を残す方法を検討します。
通話の品質が心配です
通話品質はインターネット回線の状態に左右されます。試用期間を使い、実際の事務所や外出先で、通話が途切れないかを確かめてから判断するのが安全です。
何人くらいの会社に向いていますか
数名の会社から使えるサービスが多くあります。人数よりも、事務所の外で電話を受ける必要があるか、拠点が複数あるかといった働き方で判断するのが基本です。
引っ越しや移転のときに番号は変わりますか
市外局番から始まる番号は地域と結びついているため、市外局番の範囲を越えて移転すると、番号を変える必要が出ることがあります。050番号は地域に結びつかない番号です。移転の予定がある場合は、契約前に番号の扱いを確認してください。
参考資料
- 総務省「固定電話網の円滑な移行」
- 総務省「固定電話の番号ポータビリティ」
- 総務省「0AB-J IP電話の品質要件の在り方について 報告書概要」（平成26年12月16日）
- 総務省「令和7年通信利用動向調査の結果」（令和8年5月29日）
- e-Gov法令検索「個人情報の保護に関する法律」
- 個人情報保護委員会「『個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン』に関するQ&A」
- 厚生労働省「テレワークの適切な導入及び実施の推進のためのガイドライン」
- 総務省「テレワークにおけるセキュリティ確保」（テレワークセキュリティガイドライン第5版ほか）
- デジタル化・AI導入補助金2026（旧：IT導入補助金）公式サイト
