ツールを入れたのに、結局は紙とExcelに戻ってしまう。旗を振っても、現場がついてこない。社内のデジタル化が思うように進まず、悩んでいる担当者は少なくありません。
デジタル化が進まないのは、多くの場合、ツールの良し悪しではなく、進め方や社内の体制に原因があります。
この記事では、公的な調査で中小企業のデジタル化の現状を確認したうえで、進まない原因、自社の状況を確かめるセルフチェック、立て直しの手順、手段の選び方、費用の考え方、無理に進めなくてよいケースまでまとめます。
社内のデジタル化が進まない、よくある状況
まず、中小企業のデジタル化がどこまで進んでいるのかを、公的な調査で確認します。
中小企業庁の「2026年版中小企業白書」では、デジタル化の取り組みを4つの段階に分けて調べています。その結果、「段階2」と回答した事業者の割合が約6割を占め、デジタル化が図られていない「段階1」の事業者も一定数存在するとされています（出典：中小企業庁「2026年版中小企業白書」第1部第1章第5節 デジタル化・DX）。
同じ節では、中小企業のソフトウェア投資比率は近年上昇しているものの、大企業と比べると低い水準で推移していること、従業者1人あたりの情報処理・通信費の増加はクラウドサービス使用料の増加によるものであることも示されています（出典：中小企業庁「2026年版中小企業白書」）。クラウドのツールを使い始める企業は増えている一方で、業務のやり方が大きく変わるところまでは進んでいない企業が多いと考えられます。
IPAの「DX動向2025」でも、DXに取り組んでいる企業は従業員1,001人以上で96.1%なのに対し、100人以下では46.8%にとどまりました（出典：IPA「DX動向2025」）。
社内でよく見られるのは、次のような状況です。
- チャットツールを入れたが、大事な連絡は結局電話とメールで行われている
- 勤怠や経費の申請をシステムにしたが、紙の書類も並行して残っている
- 同じ情報を、複数のシステムやExcelに何度も入力している
- ツールの使い方を知っている社員が1人だけで、その人がいないと止まる
- 新しいツールの話が出ると、「今のやり方で困っていない」と反対される
どれか一つでも当てはまる場合、デジタル化が「道具の導入」で止まっている可能性があります。
デジタル化が進まない7つの原因
デジタル化が進まない原因は、大きく7つに分けられます。原因ごとに、よくある症状と打ち手を表にまとめました。
| 原因 | よくある症状 | 打ち手 |
|---|---|---|
| 目的があいまい | 「とりあえず入れた」ツールが使われない | 何の業務の、何を減らすのかを決める |
| 推進役がいない | 担当者が兼務で手が回らない | 推進役を決め、使える時間を業務として確保する |
| 現場の意見を聞いていない | 現場が使いにくいと感じ、元のやり方に戻る | 導入前に現場の困りごとを聞き、試してもらう |
| 教える人がいない | 使い方が分からず、質問できる人もいない | 社内で教えられる人を育てる、手順書を用意する |
| 古いやり方を残している | 紙とシステムの二重運用で、かえって手間が増える | 切り替える日を決め、古いやり方をやめる |
| システムが分断されている | 同じ情報を何度も入力している | システム同士をつなぐ、転記を自動化する |
| 経営層が関わっていない | 現場任せで、優先順位が上がらない | 経営層が目的を示し、進み具合を定期的に確認する |
多くの会社では、原因は1つではなく、いくつかが重なっています。すべてを一度に解決しようとせず、影響の大きいものから手をつけます。
公的な調査も、これらの原因を裏づけています。総務省の「令和7年版 情報通信白書」では、生成AIの導入にあたって日本企業が最も多く挙げた懸念は「効果的な活用方法がわからない」で、「社内情報の漏えい等のセキュリティリスク」が続きました（出典：総務省「令和7年版 情報通信白書」企業におけるAI利用の現状）。目的や使い方が見えないまま導入しても、定着しにくいことが分かります。
「教える人がいない」も深刻です。厚生労働省の「令和7年度能力開発基本調査」では、人材育成の問題点として「指導する人材が不足している」が59.5%、「人材育成を行う時間がない」が45.5%に上りました（出典：厚生労働省「令和7年度能力開発基本調査 調査結果の概要」）。
特に見落とされやすい「二重運用」
デジタル化が進まない会社で特に多いのが、新しいシステムと古いやり方を両方残してしまうケースです。「念のため紙も残しておこう」という判断は、一見すると安全に見えます。
しかし、二重運用は社員の手間を増やし、「デジタル化すると仕事が増える」という印象を残します。移行の期間を決め、その期間が過ぎたら古いやり方をやめる、と最初に決めておくことが大切です。
経営層の関わり方
デジタル化を現場任せにすると、日々の業務に押されて後回しになりがちです。経済産業省は、経営者に求められる対応を「デジタルガバナンス・コード」としてまとめています。
経済産業省は、2020年11月に、企業のDXに関する自主的取組を促すため、デジタル技術による社会変革を踏まえた経営ビジョンの策定・公表といった経営者に求められる対応を「デジタルガバナンス・コード」として取りまとめました。
出典：経済産業省「デジタルガバナンス・コード」
中小企業がこのコードのすべてに取り組む必要はありません。ただ、デジタル化を経営の課題として扱い、経営者が方向を示すという考え方は、規模にかかわらず参考になります。
IPAの「DX動向2025」では、経営層・IT部門・業務部門の協調が「十分にできている」「まあまあできている」とする日本企業は約4割で、米国の8割弱、ドイツの6割5分程度を下回りました（出典：IPA「DX動向2025」本文）。経営層と現場がばらばらに動くと、デジタル化は止まりやすくなります。経営層には、次の3つの役割が求められます。
- なぜデジタル化に取り組むのか、目的を自分の言葉で社内に伝える
- 推進役が使う時間を、業務として正式に認める
- 月に1回など定期的に進み具合を聞き、止まっている理由を一緒に取り除く
経営層が細かい操作まで覚える必要はありません。大切なのは、取り組みの優先順位が高いことを、行動で示すことです。
進まない原因を見つけるセルフチェック
自社のデジタル化がどこで止まっているのかを確かめるために、次のチェックリストを使ってみてください。「いいえ」が多い項目が、立て直しの出発点になります。
目的と体制
- デジタル化で減らしたい作業や時間を、具体的に言えるか
- 推進役が決まっていて、そのための時間が確保されているか
- 経営層が、目的と優先順位を社内に伝えているか
現場と運用
- 導入前に、現場の社員の意見を聞いたか
- ツールの使い方を質問できる人が、社内に2人以上いるか
- 手順書や、使い方の動画が用意されているか
- 古いやり方をやめる日が決まっているか
システムとデータ
- 同じ情報を、2回以上入力している作業がないか
- どのシステムに、どのデータがあるかを把握しているか
- システム同士の連携や、定型作業の自動化を検討したことがあるか
チェックの結果、「目的と体制」に「いいえ」が多ければ進め方の見直しから、「現場と運用」なら教える仕組みづくりから、「システムとデータ」なら連携や自動化から取り組むのが効果的です。
デジタル化を立て直す5つの手順
一度つまずいたデジタル化を立て直すときは、次の順番で進めます。
- 今の業務を書き出す：誰が、どの作業に、どのくらいの時間をかけているかを、部署ごとに書き出す
- 1つの業務に絞る：時間がかかっていて、現場が「面倒だ」と感じている業務を1つ選ぶ
- 推進役と現場の協力者を決める：推進役に加え、実際にその業務を担当する社員にも加わってもらう
- 小さく試して、数字で確かめる：1つの部署で試し、削減できた時間やミスの数を測る
- 教える人を育て、横に広げる：うまくいったやり方を、社内で教えられる人が他の部署に広げる
ポイントは、全社で一斉に始めないことです。小さな範囲で成功をつくると、「やってみたら楽になった」という声が社内に広がり、ほかの部署の協力も得やすくなります。
立て直しのスケジュール例
立て直しにかかる期間は、会社の規模や業務によって異なります。1つの業務から始める場合の目安は、次のとおりです。
| 期間の目安 | やること |
|---|---|
| 1か月目 | 業務の書き出し、対象業務の選定、推進役と協力者の決定 |
| 2〜3か月目 | 1つの部署で試す。削減できた時間やミスの数を測る |
| 4〜6か月目 | 結果を社内に共有し、手順書を整え、ほかの部署に広げる |
| 7か月目以降 | 次の業務に取りかかる。社内で教える人を増やす |
社内への伝え方
立て直しを始めるときは、前回うまくいかなかった理由を正直に共有することも大切です。「前回は現場の意見を聞かずに進めてしまった」と認めたうえで、今回の進め方を説明すると、社員の協力を得やすくなります。
また、デジタル化の目的は「人を減らすこと」ではなく、「面倒な作業を減らして、本来の仕事に時間を使うこと」だと伝えます。目的の伝え方ひとつで、現場の受け止め方は大きく変わります。
覚える時間を業務として確保する
新しいやり方を覚える時間がなければ、社員は慣れた古いやり方に戻ります。厚生労働省のガイドラインも、学びの時間について次のように述べています。
労働者が自律的・主体的な学び・学び直しを効果的に行うためには、学び・学び直しのための時間の確保が必要である。
出典：厚生労働省「職場における学び・学び直し促進ガイドライン」（2022年6月）
「移行期間の最初の2週間は、毎日15分を使い方の練習に充ててよい」など、具体的な時間を決めて伝えると、現場は安心して新しいやり方を試せます。
手段の選び方：ツール・自動化・人の育成
デジタル化を進める手段は、大きく「ツールの導入」「作業の自動化」「人の育成」の3つに分けられます。原因に合った手段を選ぶことが大切です。
| 手段 | 向いている原因・状況 | 注意点 |
|---|---|---|
| 業務に合うツールの導入 | 紙や口頭のやりとりが多い | 現場の意見を聞き、使いやすさを試してから決める |
| 定型作業の自動化（RPA） | パソコンで同じ操作を繰り返している | 業務の手順が変わると、設定の見直しが必要になる |
| システム同士の連携 | 複数のシステムに同じ情報を入力している | どのシステムのデータを正とするかを先に決める |
| 社内で教える人の育成 | 使い方が分からず、ツールが定着しない | 講師役の負担に配慮し、時間を業務として確保する |
定型作業の自動化とシステム連携の違い
RPAは、人がパソコンで行っている操作を、ソフトウェアのロボットが代わりに行うしくみです。画面の操作をそのまま再現するため、既存のシステムを変えずに自動化できます。複数人で使えて、専門知識がなくても扱いやすい国産のRPAツールのような選択肢もあります。
一方、システム連携は、アプリやシステム同士をつないで、データを自動で受け渡すしくみです。手作業での転記や、システム間の連絡を減らしたい場合に向いています。
どちらを選ぶかは、自動化したい作業が「画面の操作」なのか「データの受け渡し」なのかで判断します。
ツールより先に「人」が必要な場合
セルフチェックで「質問できる人が社内にいない」に当てはまった場合は、ツールを増やすより先に、教える人を育てることが近道です。デジタルに詳しい1人に頼る状態のままでは、その人が異動や退職をしたときに、デジタル化が止まってしまいます。
基礎的なスキルを身につける場として、公的な訓練もあります。高齢・障害・求職者雇用支援機構の生産性向上人材育成支援センターでは、中小企業等向けの生産性向上支援訓練の中に「IT業務改善」のコースがあり、受講料は1人あたり2,200円〜4,400円、訓練時間は4〜30時間とされています（出典：高齢・障害・求職者雇用支援機構「生産性向上人材育成支援センターのご案内」）。
社員に求めるスキルの範囲を決めるときは、経済産業省とIPAの「デジタルスキル標準」のうち、すべてのビジネスパーソン向けの「DXリテラシー標準」が参考になります（出典：経済産業省「デジタルスキル標準」）。
費用の考え方（条件つきの試算）
デジタル化にかかる費用は、ツールの利用料だけではありません。設定の工数、社員が使い方を覚える時間、運用の手間も含めて考えます。
費用が見合うかどうかは、削減できる作業の時間と比べて判断します。次の条件で試算してみます。数字はすべて仮定です。
| 項目 | 仮定 |
|---|---|
| 対象の作業 | 受注データを、販売管理と請求のシステムに手入力で転記する |
| 作業する社員 | 3名 |
| 1人あたりの作業時間 | 1日30分 |
| 月の稼働日数 | 20日 |
| 1時間あたりの人件費（社会保険料などを含む） | 2,500円 |
この条件では、転記にかかる時間は月30時間で、金額にすると月7万5,000円相当です。
転記を自動化するツールの利用料と、設定や保守にかかる費用の合計が、この金額を下回るなら、導入する合理性があると判断できます。反対に、作業が月に数時間しかない場合は、ツールを入れるより手順の見直しで十分なこともあります。
見落としやすい費用
- 設定と初期の作業：ツールの初期設定や、既存データの移し替えにかかる時間
- 社員が覚える時間：使い方を覚えるまでの数週間は、一時的に作業が遅くなることがある
- 手順書や研修：使い方をまとめる時間や、社内で教える時間
- 保守と見直し：業務の手順が変わったときの設定の変更
これらを見込まずに導入すると、「思ったより手間がかかる」と感じて、元のやり方に戻る原因になります。
使える補助金
ツールの導入には、中小企業庁の「デジタル化・AI導入補助金2026」（旧IT導入補助金）を使える場合があります。概要資料では、補助金の目的を次のように説明しています。
中小企業・小規模事業者等の労働生産性の向上を目的として、デジタル化やＤＸ等に向けたAIを含むITツール（ソフトウェア、サービス等）の導入を支援する補助金。
出典：中小企業庁「中小企業デジタル化・AI導入支援事業」概要資料（令和8年4月）
通常枠では、登録されたITツールのソフトウェア購入費やクラウド利用料（最大2年分）、導入・活用コンサルティングや導入研修などの導入関連費が対象で、補助率は原則2分の1以内です（出典：中小企業庁「デジタル化・AI導入補助金2026」概要資料）。導入したいツールが登録されているかは、提供会社に確認してください。補助金は「入れること」を後押しする制度なので、定着の体制は自社で用意する必要があります。
無理に進めなくてよいケースと、自社でできること
デジタル化は、すべての業務で必要なわけではありません。次のような場合は、無理に進めなくてもよいことがあります。
- 作業の量が少ない場合：月に数回しか発生しない作業は、ツールを入れても効果が小さく、使い方を忘れてしまいます。
- 顧客が紙や電話を求めている場合：取引先の事情でアナログな対応が必要な部分は、無理に変えないほうがよいこともあります。
- 業務のやり方が固まっていない場合：手順が頻繁に変わる業務を自動化すると、設定の見直しが追いつきません。先に手順を整えます。
- 推進役を置けない場合：ツールだけを入れても定着しません。体制が整うまで、範囲を絞るほうが賢明です。
自社でできることとして、まずは業務の書き出しと、二重運用の整理から始める方法があります。費用をかけずに、どこに時間がかかっているのかが見えるようになります。
どこから手をつけるかを第三者と整理したい場合は、国が47都道府県に設置している「よろず支援拠点」に、無料で何度でも相談できます（出典：中小企業基盤整備機構「よろず支援拠点」）。
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- RPAの費用の目安｜種類別の料金と見落としがちなコスト
- API連携とは？業務効率化につながる仕組みと導入の進め方
- ノーコードとは？業務アプリを作る方法と導入の進め方・注意点
ツナグバで、デジタル化を進めるサービスを比べる
ツナグバは、BtoBのサービスを無料で比べられる掲載サイトです。気になるサービスの資料を、複数まとめて無料で請求できます。
社内のデジタル化では、次のようなサービスを掲載しています。
- 社内でデジタル講師を育てる研修：社内でデジタルツールの使い方を教えられる人材（デジタル講師）を育成する研修です。社内のデジタル化を自走させたい企業に向いています。
- 複数人で使える国産のRPAツール：パソコンの定型作業を自動化するRPAツールです。複数人での利用や、専門知識がなくても扱いやすい点が特徴です。
- 社内のアプリをつなぎ、業務を自動化するツール：社内で使っている複数のアプリやシステムを連携させ、手作業での転記や連絡を自動化するツールです。
セルフチェックで見つかった原因に合わせて、「人を育てる」「作業を自動化する」「システムをつなぐ」のどれが必要かを決めてから比べると、選びやすくなります。
社内でデジタル講師を育てる研修
主な特徴は次のとおりです。
- 社内で教える人を育てる研修：デジタルツールの使い方を、社内の同僚に教えられる人を育てる研修です。外部に頼り続けずに、社内で教え合う体制をつくる助けになります。
- 教え方も学べる：ツールの使い方に加えて、相手に合わせた教え方も学ぶ内容が一般的です。研修の内容や時間は事業者によって違うため、資料で確認してください。
- 自社の業務に合わせて進められる：自社で使っているツールや業務に合わせて内容を調整できる場合があります。調整できる範囲は、事前に確認してください。
複数人で使える国産のRPAツール
主な特徴は次のとおりです。
- パソコンの定型作業を自動化できる：RPA（パソコン作業を自動で行うソフト）を使い、決まった手順のくり返し作業を任せられます。入力や転記、ファイルの整理などが対象になります。
- 複数人で使うことを前提にしている：作った自動化の手順を、複数の人で共有したり管理したりできます。担当者が変わっても、仕組みを引き継ぎやすくなります。
- 国産のため日本語で使える：画面や説明書、問い合わせ窓口が日本語に対応しています。サポートの範囲や対応時間は製品によって違うため、資料で確認してください。
社内のアプリをつなぎ、業務を自動化するツール
主な特徴は次のとおりです。
- 複数のアプリやシステムをつなげる：社内で使っているアプリ同士を連携させ、情報を受け渡せます。どのアプリと連携できるかは製品によって違うため、資料で確認してください。
- 転記や連絡を自動で行える：ある操作をきっかけに、決まった処理を自動で行う設定ができます。手作業の転記や、関係者への連絡の手間を減らせます。
- 画面上で処理の流れを組み立てられる：プログラムを書かずに、画面上で処理の流れを設定できるものが一般的です。ただし設定には、業務の流れを整理しておくことが欠かせません。
よくある質問
デジタル化に反対する社員がいる場合は、どうすればよいですか？
反対の理由を聞くことから始めます。「使い方が分からない」「かえって手間が増える」など、理由が分かれば打ち手も見えてきます。小さな範囲で試し、楽になったことを実感してもらうのが効果的です。
デジタル化の推進役は、誰が担うのがよいですか？
業務をよく知り、変えることに前向きな社員が向いています。デジタルに詳しいかどうかは、研修や外部の支援で補えます。推進のための時間を、業務として確保することが前提です。
RPAとシステム連携ツールは、どう使い分けますか？
画面の操作を自動化したいならRPA、システム同士でデータを受け渡したいならシステム連携ツールが向いています。自動化したい作業の中身を書き出してから判断します。
紙の書類は、すべてなくすべきですか？
すべてをなくす必要はありません。取引先の事情や法令で紙が必要なものは残し、社内だけで完結する書類から電子化するのが現実的です。
デジタル化の効果は、どう測ればよいですか？
削減できた作業時間、入力ミスの数、書類の処理にかかる日数など、導入前に測っておいた数字と比べます。導入前の数字を記録しておくことが大切です。
参考資料
- 中小企業庁「2026年版中小企業白書」第1部第1章第5節 デジタル化・DX
- IPA「DX動向2025」（2025年6月26日公表）
- 総務省「令和7年版 情報通信白書」企業におけるAI利用の現状
- 経済産業省「デジタルガバナンス・コード」
- 経済産業省「デジタルスキル標準」
- 厚生労働省「令和7年度能力開発基本調査 調査結果の概要」（令和8年7月31日公表）
- 厚生労働省「職場における学び・学び直し促進ガイドライン」（2022年6月）
- 中小企業庁「デジタル化・AI導入補助金2026」概要資料（令和8年4月）
- 中小企業基盤整備機構「よろず支援拠点」
- 高齢・障害・求職者雇用支援機構「生産性向上人材育成支援センターのご案内」
