生成AIで業務を効率化したいが、自社のどの業務に使えるのかイメージが湧かない。大企業の事例は見かけるものの、中小企業でそのまま真似できるのか分からない。こうした悩みを持つ経営者や担当者は少なくありません。
この記事では、中小企業でも取り入れやすい生成AIの業務効率化の事例を、部署別に12個紹介します。あわせて、効果が出やすい業務の判断基準、導入前のチェックリスト、費用の考え方、生成AIが向いていない業務も、公的資料を出典に解説します。
生成AIによる業務効率化の現状
まず、日本企業が生成AIをどの業務で使っているのかを、公的な調査で確認します。自社で最初に取り組む業務を選ぶときの目安になります。
総務省の令和8年版情報通信白書によると、2025年度の企業向け調査で、何らかの業務で生成AIを利用していると答えた日本企業は86.4%でした。前年度の55.2%から大幅に上がっています（出典：総務省「令和8年版 情報通信白書」第Ⅰ部第2章第1節）。
業務の種類別では「議事録・メール作成補助」での活用が約7割と最も多く、「営業・販売」が約6割、「社内ヘルプデスク」が約5割と続きます。導入効果を実感した割合も「議事録・メール作成補助」が約7割と、ほかの類型より高い結果でした（出典：総務省「令和8年版 情報通信白書」）。
生成AIの影響として「作業時間の短縮などによる業務の効率化」を挙げた日本企業は61.6%で、「製品・サービスの質の向上」の32.2%や「人員不足の解消」の26.8%を大きく上回っています（出典：総務省「令和8年版 情報通信白書」）。日本では、生成AIはまず効率化の道具として使われていることが分かります。
個人の作業から、業務の仕組みへ
一方で、同じ白書は、社内データの活用で日本が後れていることも指摘しています。業務変革に向けた環境整備を尋ねた設問について、次のように書いています。
他の3か国では「生成AIに社内データを学習させたり、生成AIが参照可能なデータベースを構築したりしている」との回答が5割を超えており、日本より大幅に高い結果となった
出典：総務省「令和8年版 情報通信白書」第Ⅰ部第2章第1節
ここでいう3か国は米国・ドイツ・中国です。日本では、文章の下書きなど個人の作業にとどまり、社内の資料や手順書と組み合わせて業務の仕組みにまで組み込めている会社はまだ多くないと読めます。この記事で紹介する事例も、個人の下書きから始め、社内の資料を参照させる使い方へ段階的に広げることを想定しています。
なお、総務省と経済産業省の「AI事業者ガイドライン」第1.2版（令和8年3月31日公表）では、AIエージェントを「特定の目標を達成するために、環境を感知し自律的に行動するAIシステム」と定義しました（出典：総務省・経済産業省「AI事業者ガイドライン（第1.2版）本編」）。今回の更新では、自律的な行動による人間の意図しない動作などのリスクや、人間の判断を介在させる仕組みの構築といった留意事項が追加されています（出典：総務省・経済産業省「AI事業者ガイドラインの令和7年度更新内容」）。効率化の範囲を広げるほど、人が確認する工程をどこに置くかが重要になります。
部署別に見る生成AIの業務効率化事例12選
ここで紹介するのは、特定の企業の事例ではなく、中小企業で一般的に取り入れられることが多い使い方です。効果の大きさは業務量や使い方によって変わるため、自社に置き換えて検討してください。
営業
- 提案書の構成案づくり：顧客の業種や課題を入力し、提案書の章立てと要点の下書きを作ります。ゼロから考える時間が減り、担当者は内容の確認と顧客ごとの調整に集中できます。
- 商談メモの整理とお礼メール：商談のメモから、要点・宿題・次回の予定を整理し、お礼メールの下書きを作ります。メモの書き方が人によって違っても、報告の形をそろえやすくなります。
- 訪問前の業界情報の整理：公開情報をもとに、業界の一般的な課題や質問案をまとめます。ただし、生成AIは古い情報や誤った情報を出すことがあるため、事実は必ず元の情報源で確認します。
事務・総務
- 議事録の要約：会議の文字起こしやメモから、決定事項・担当者・期限を抜き出して要約します。白書でも最も利用が多い業務で、取り入れやすい使い方です。
- 社内文書・通知文の作成：社内通知、案内文、マニュアルの下書きを作ります。過去の文書を参考として示すと、社内の書き方に近い文章になりやすくなります。
- 社内の問い合わせ対応：就業規則や手続きの手順をまとめた資料をもとに、よくある質問への回答案を作ります。担当者への同じ質問が減り、回答のばらつきも抑えられます。白書で約5割が活用している「社内ヘルプデスク」にあたる使い方です。
人事・採用
- 求人原稿の下書き：仕事内容、条件、求める人物像を入力し、求人原稿の下書きを作ります。応募者に伝わる言い回しへの言い換えにも使えます。労働条件など法令に関わる記載は、人が必ず確認します。
- 面接の質問案と評価の観点：求める人物像から、面接の質問案と評価の観点を整理します。面接官による質問のばらつきを減らすのに役立ちます。合否の判断そのものは人が行います。
- 研修資料・マニュアルの作成：業務手順のメモから、新人向けのマニュアルや確認テストの下書きを作ります。ベテラン社員の頭の中にある手順を文書にする作業の負担を減らせます。
マーケティング・顧客対応
- ブログ・SNS投稿の下書き：テーマと伝えたい要点から、記事の構成案や投稿文の候補を複数作ります。最終的な表現や事実の確認は人が行います。
- 顧客の声やアンケートの分類：自由記述の回答を、内容ごとに分類・要約します。件数が多いアンケートでも、傾向をつかむまでの時間を短くできます。
- 問い合わせへの返信案：よくある問い合わせへの返信の下書きを作ります。送信前に担当者が内容を確認する運用にすれば、誤った回答のリスクを抑えながら作業時間を減らせます。
12個の事例に共通するのは、生成AIが「下書き」や「整理」を担い、人が「確認」と「判断」を担う分担になっていることです。この分担は、公的なガイドラインの考え方とも重なります。AI事業者ガイドラインは、AIを業務で使う「AI利用者」について、次のように書いています。
また、人間の判断を介在させることにより、人間の尊厳及び自律を守りながら予期せぬ事故を防ぐことも可能となる。
出典：総務省・経済産業省「AI事業者ガイドライン（第1.2版）本編」第5部 AI利用者に関する事項
最終判断まで生成AIに任せる使い方は、中小企業ではまだ慎重に考えたほうがよいでしょう。特に、採用の評価や顧客への回答のように人に影響する場面では、人が確認する工程を必ず残します。
効果が出やすい業務を見分ける判断基準
事例をそのまま真似しても、自社の業務量が少なければ効果は小さくなります。どの業務から始めるかは、次の5つの基準で判断すると選びやすくなります。
| 判断基準 | 効果が出やすい業務 | 効果が出にくい業務 |
|---|---|---|
| 頻度 | 毎日・毎週くり返す | 年に数回しか発生しない |
| 型の有無 | 書式や流れがある程度決まっている | 毎回まったく内容が違う |
| 確認のしやすさ | 出力が正しいか人がすぐ確認できる | 正誤の確認に専門知識や時間がかかる |
| 扱う情報 | 社外秘や個人情報を含まない、または加工できる | 個人情報や機密情報が中心 |
| ミスの影響 | 誤りがあっても社内で修正できる | 誤りがそのまま顧客や取引に影響する |
5つすべてで「効果が出やすい」に当てはまる業務が、最初に取り組む候補です。議事録の要約や社内文書の下書きが入口に選ばれやすいのは、この条件を満たしやすいためです。白書で議事録・メール作成補助の効果実感が高かったことも、この見方と合っています。
削減できる時間を見積もる方法
候補の業務が決まったら、「1回あたりの作業時間×月の回数×担当者数」で、今かかっている時間を出します。そのうえで、生成AIで下書きを作った場合に何割の時間が減りそうかを、実際に数回試して確かめます。
見込みではなく、試した結果で判断することが大切です。確認や修正に時間がかかり、思ったほど減らない業務もあるためです。
生成AIが向いていない業務と使わなくてよいケース
生成AIはすべての業務を効率化できるわけではありません。次のような業務では、無理に使わないほうがよい場合があります。
- 正確な数値や計算が求められる業務（経理の仕訳、請求金額の計算など）。専用の会計ソフトや表計算のほうが確実です
- 法令や契約の最終判断。下書きや論点の整理には使えても、判断は専門家や担当者が行う必要があります
- 顧客の個人情報を大量に扱う業務。入力のルールや利用するサービスの設定が整うまでは避けます
- すでに定型化され、別のシステムで自動化できている業務
- 月に数回しか発生せず、手作業でも負担が小さい業務
決まった手順をくり返すだけの作業なら、生成AIよりも、RPAや業務システムの自動化機能のほうが向いていることもあります。目的に合う手段を選ぶことが、結果的に効率化の近道です。
また、白書では日本企業が懸念するリスクとして「社内情報の漏洩などのセキュリティリスクがある」が最も多く、次いで「出力結果の精度に問題がある」が挙がっています（出典：総務省「令和8年版 情報通信白書」）。上の5つは、まさにこの2つのリスクが大きくなる業務です。
効果が出る会社と出ない会社の違い
同じように生成AIを導入しても、業務効率化につながる会社と、使われなくなる会社に分かれます。中小企業でよく見られる違いを整理しました。
| 観点 | 効果が出やすい会社 | 効果が出にくい会社 |
|---|---|---|
| 目的 | 減らしたい業務と時間を具体的に決めている | 「とりあえず使ってみる」で始めている |
| 使い方 | 業務ごとの指示文と手順を共有している | 使い方が社員個人に任されている |
| ルール | 入力してよい情報と確認方法が決まっている | ルールがなく、不安で使えない社員がいる |
| 経営者の関与 | 経営者が方針を示し、自らも使っている | 現場任せで、方針が示されていない |
| 見直し | 定期的に効果を測り、使い方を改善している | 導入したまま見直していない |
白書では、生成AIによる業務変革について「組織的な取組はない」と答えた日本企業が27.0%あり、中小企業で特に高い傾向が示されています。そのうえで、中小企業のAI活用ではトップダウンの関与がキーポイントになっていることがうかがえるとまとめています（出典：総務省「令和8年版 情報通信白書」）。ツールを入れることより、使い方をそろえて業務に組み込むことのほうが、効果を左右します。
導入前に確認したいチェックリスト
事例を参考に業務を選んだら、本格的に使い始める前に次の点を確認しておきましょう。
- 効率化したい業務と、今かかっている時間を把握しているか
- 会社として使ってよい生成AIサービスを決めているか
- 入力したデータがサービス側の学習に使われるかどうか、設定や契約を確認したか
- 入力してはいけない情報（個人情報、取引先の機密など）を社員に伝えているか
- 出力を誰がどう確認してから使うか決めているか
- うまくいった指示文を社内で共有する場所があるか
- 効果を測る指標と、見直す時期を決めているか
個人情報保護委員会は、個人情報を含むプロンプトを生成AIサービスに入力する場合、利用目的の達成に必要な範囲内であるかを十分に確認するよう注意喚起しています。また、入力した個人データが機械学習に利用されないことなどを十分に確認することも求めています（出典：個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」）。
AI事業者ガイドラインも、AI利用者が気をつける事項として、AIシステム・サービスに個人情報や機密情報等を不適切に入力しないよう注意を払うことを挙げています（出典：総務省・経済産業省「AI事業者ガイドライン（第1.2版）本編」）。
文章や画像を社外に出す場合は、著作権にも注意が必要です。文化庁の資料では、生成物の利用について次のように整理されています。
生成された画像等に既存の画像等（著作物）との類似性（創作的表現が共通していること）及び依拠性(既存の著作物をもとに創作したこと)が認められ、かつ、権利制限規定の対象外である場合は、既存の著作物の著作権侵害となります。
出典：文化庁「AIと著作権に関する考え方について【概要】」
ブログやSNS、広告物など社外に出すものは、既存の作品や他社の表現に似ていないかを人が確認してから使う運用にしておきましょう。
業務効率化にかかる費用の考え方
生成AIの業務効率化にかかる費用は、どこまで自社で進め、どこから外部に頼むかで大きく変わります。主な費用は次のとおりです。
| 費用の種類 | 内容 | 考え方 |
|---|---|---|
| ツールの利用料 | 生成AIサービスの法人向けプランの月額料金 | 多くは利用人数に応じた月額制。全員に配るか、使う部署に絞るかで総額が変わる |
| 社内の工数 | 試行、ルール作り、指示文の整備にかかる社員の時間 | 見落とされがちだが、最初の数か月は担当者の時間が必要 |
| 研修費 | 社員向けの研修やeラーニング | 全員向けの基礎か、部署別の実務演習かで変わる |
| 外部支援費 | 業務の見直しから導入・運用までの支援 | 月額制の伴走型や、期間を区切ったプログラム型などがある |
費用対効果は「削減できる時間×人件費の単価」と、上の費用を比べて判断します。たとえば、削減できる時間が月に数時間程度であれば、まずは既存のツールと自社の工夫で進めるのが現実的です。複数の部署で大きな時間削減が見込める場合は、外部の支援を使って一気に仕組み化する選択肢も出てきます。
使える可能性がある公的な支援
ITツールの導入費用には、中小企業庁の「デジタル化・AI導入補助金」（旧IT導入補助金）が使える場合があります。AIを含むITツールの導入を支援する補助金で、2026年度は3月30日から申請受付が始まりました。通常枠の補助率は1/2以内で、賃上げの取組状況によって2/3以内になる場合があります（出典：中小企業基盤整備機構 J-Net21「デジタル化・AI導入補助金2026 3月30日から申請受付」）。申請には事務局に登録されたIT導入支援事業者のサポートが必要です（出典：中小企業庁「デジタル化・AI導入補助金2026の概要」）。
社員研修の費用には、厚生労働省の人材開発支援助成金が使える場合があります。ただし、令和8年8月3日以降に提出する計画届では、生成AIを利用するための汎用的なプロンプトの作り方を学ぶ訓練は対象外とされています（出典：厚生労働省「事業展開等リスキリング支援コース 令和8年8月3日からの変更点について」）。どちらも対象や要件が細かく決まっているため、公式の公募要領や支給要領で確認してください。
事例を自社に取り入れる進め方
事例を読んで終わりにしないために、次の4つの段階で進めることをおすすめします。
1. 業務を書き出して候補を絞る
各部署で、時間がかかっている業務を書き出します。そのうえで、先ほどの5つの判断基準で候補を2〜3個に絞ります。
2. 少人数で1か月試す
いきなり全社に広げず、関心のある社員数名で1か月ほど試します。作業時間がどれだけ変わったか、どんな修正が必要だったかを記録しておきます。
3. 指示文と手順を共有の形にする
うまくいった使い方は、指示文と手順をセットにして社内で共有します。業務ごとに指示文がそろっていると、生成AIに慣れていない社員でも同じ品質で使いやすくなります。社員全員が生成AIを使いこなせる業務プラットフォームのように、業務ごとの指示文を用意して活用を広げる仕組みもあります。
4. 効果を測って広げる
試行の結果をもとに、効果の出た業務から他の部署へ広げます。3か月ごとなど時期を決めて、使い方とルールを見直すと、定着しやすくなります。社内データを参照させる使い方に広げるのは、この段階で入力してよい情報のルールが定着してからにしましょう。
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- 生成AIの社内導入の進め方7ステップ｜中小企業向けの手順と判断基準
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- 手を動かしながら学ぶ、AIによる業務改善の集中プログラム：自社の業務を題材に、使える仕組みを作りながら学ぶプログラムです。AIを業務に取り入れたい中小企業向けです。
ツールで活用を広げたいのか、業務の見直しから支援を受けたいのかで、合うサービスは変わります。資料を取り寄せて比べてみてください。
社員全員が生成AIを使いこなせる業務プラットフォーム
主な特徴は次のとおりです。
- 業務ごとに指示文（プロンプト）が用意されている：議事録やメールの下書きなど、業務ごとに使える指示文が用意されています。指示の書き方に慣れていない社員も使い始めやすくなります。
- 社内で使い方を共有できる：よく使う指示文を社内で共有できるものが一般的です。うまくいった使い方を広げやすくなります。
- 会社として利用を管理できる：誰がどのように使っているかを管理者が確認できる製品があります。管理機能や情報の扱いは製品によって違うため、資料で確認してください。
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主な特徴は次のとおりです。
- 経営課題から逆算してAIを使う：AIの導入そのものを目的にせず、売上や利益、生産性につながる業務改善から考えます。
- 設計から実装・運用まで一貫して支援：業務の分析や改善の提案だけでなく、実際に使うAIの業務フローを作り、社内での運用まで支援します。
- 1つの業務から試して段階的に進められる：まずは1つの業務を対象に、AI活用を試作・検証するトライアルから始められます。効果を確かめながら対象を広げます。
手を動かしながら学ぶ、AIによる業務改善の集中プログラム
主な特徴は次のとおりです。
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- 使える仕組みを残すことを目指す：プログラムの中で、業務に使う手順や設定を作っていきます。どこまで作るかは内容によって違うため、資料で確認してください。
よくある質問
生成AIで最初に効率化するなら、どの業務がよいですか？
議事録の要約、社内文書やメールの下書きなど、頻度が高く、出力の確認がしやすく、機密情報を含まない業務がおすすめです。白書でも議事録・メール作成補助での活用が約7割と最も多く、効果を実感した割合も高くなっています。
無料の生成AIサービスを業務に使っても大丈夫ですか？
サービスによって、入力したデータの扱いや管理機能が異なります。無料版では入力内容が学習に使われる設定になっている場合もあるため、利用規約と設定を確認し、会社として使ってよいサービスを決めてから使いましょう。
効率化の効果はどれくらいで出ますか？
業務や使い方によって大きく異なるため、一律には言えません。少人数で1か月ほど試し、作業時間の変化を記録して判断するのが確実です。最初の数か月は、ルール作りや指示文の整備に時間がかかることも見込んでおきましょう。
社員がなかなか使ってくれません。どうすればよいですか？
「何に使ってよいか分からない」ことが原因の場合が多いです。業務ごとに使い方と指示文の例を用意し、経営者が「この業務は生成AIで下書きを作ってよい」と具体的に示すと、使い始めやすくなります。
生成AIの導入に補助金は使えますか？
ITツールの導入であれば、中小企業庁の「デジタル化・AI導入補助金」の対象になる場合があります。社員研修であれば、厚生労働省の人材開発支援助成金が使える場合もありますが、汎用的なプロンプト研修は令和8年8月3日以降の計画届から対象外です。どちらも申請前に公式の資料で確認してください。
参考資料
- 総務省「令和8年版 情報通信白書」第Ⅰ部第2章第1節 企業におけるAI利用の現状（2026年）
- 総務省・経済産業省「AI事業者ガイドライン（第1.2版）本編」（令和8年3月31日）
- 総務省・経済産業省「AI事業者ガイドラインの令和7年度更新内容」（令和8年3月12日）
- 総務省「AI事業者ガイドライン」掲載ページ
- 個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」（2023年6月2日）
- 文化庁 文化審議会著作権分科会法制度小委員会「AIと著作権に関する考え方について【概要】」（令和6年3月）
- 文化庁「AIと著作権について」
- 中小企業庁「デジタル化・AI導入補助金2026の概要」（令和8年4月）
- 中小企業基盤整備機構 J-Net21「デジタル化・AI導入補助金2026 3月30日から申請受付」（2026年3月18日）
- 厚生労働省「人材開発支援助成金（事業展開等リスキリング支援コース）改正：令和8年8月3日からの変更点について」
