プロンプトの書き方｜業務で使える基本の型と業務別テンプレート10例

生成AIを使ってみたものの、思ったような回答が返ってこない。同じ業務でも、社員によって出力の質がばらばらになる。こうした悩みの多くは、生成AIへの指示文、つまりプロンプトの書き方で改善できます。

この記事では、業務で使うことを前提に、プロンプトの基本の型と、そのまま使える業務別のテンプレートを紹介します。あわせて、出力を点検する基準、入力してはいけない情報、社内で書き方をそろえる進め方も、公的なガイドラインを出典に解説します。

プロンプトとは何か、なぜ書き方で結果が変わるのか

プロンプトとは、生成AIに入力する指示や質問の文章のことです。個人情報保護委員会の注意喚起でも、生成AIサービスは「質問・作業指示（プロンプト入力）等に応えて文章・画像等を生成するAIを利用したサービス」と説明されています（出典：個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」）。

生成AIは、書かれた内容から意図を推測して回答を作ります。書かれていない前提は、AIが一般的な想定で補うしかありません。たとえば「お礼メールを書いて」とだけ入力すると、誰に、何のお礼を、どんな関係性で伝えるのかが分からないため、当たり障りのない文章が返ってきます。業務で使える出力を得るには、人に仕事を頼むときと同じように、目的・背景・材料・形式を伝える必要があります。

総務省の令和8年版情報通信白書によると、日本企業の生成AIの活用は「議事録・メール作成補助」が約7割と最も多く、導入効果を実感した割合も約7割でした（出典：総務省「令和8年版情報通信白書」第Ⅰ部第2章第1節）。こうした日常業務こそ、書き方の型を決めておくと効果が出やすい領域です。

業務で使えるプロンプトの基本の6要素

業務用のプロンプトは、次の6つの要素で組み立てると、出力が安定しやすくなります。毎回すべてを書く必要はありませんが、うまくいかないときは足りない要素がないかを確認してください。

要素	書く内容	書き方の例
役割	AIにどの立場で考えてほしいか	あなたは中小企業の総務担当者です
目的と読み手	何のために、誰に向けて作るのか	新入社員向けに、有給休暇の申請方法を伝えたい
材料	回答に必要な事実やデータ	申請は前日までに、勤怠システムから行う
作業	何をしてほしいかを動詞で明確に	300字以内の案内文を作成してください
形式	出力の形、長さ、構成	見出しと箇条書き3点で、敬体で
制約と見本	守ってほしい条件、参考になる見本	専門用語は使わない。過去の案内文を参考にする

最も効くのは「材料」と「形式」

6つの中でも、業務で特に差が出るのは「材料」と「形式」です。役割を与えても、正しい事実が渡されていなければ、AIはもっともらしい内容を作ってしまいます。また、形式を指定しないと、毎回長さや構成が変わり、そのまま使えません。

総務省と経済産業省の「AI事業者ガイドライン」も、AIを業務で使う側の留意点として、正確性や、必要な場合には最新性が担保されたデータを入力することを挙げています（出典：総務省・経済産業省「AI事業者ガイドライン（第1.2版）本編」第5部）。材料を正しく渡すことは、出力の質だけでなく安全に使うための前提でもあります。

見出しで区切って書く

長いプロンプトは、【目的】【材料】【作業】【形式】のように見出しで区切って書くと、AIにも人にも読みやすくなります。社内で共有するときも、どこを書き換えればよいかが一目で分かります。

プロンプトに含まれる偏りにも気をつける

書き方の工夫は、効率だけの問題ではありません。AI事業者ガイドラインは、AI利用者の留意点として次のように書いています。

著しく公平性を欠くことがないよう公平性が担保されたデータの入力を行い、プロンプトに含まれるバイアスに留意して、責任をもってAI出力結果の事業利用判断を行う
出典：総務省・経済産業省「AI事業者ガイドライン（第1.2版）本編」第5部 AI利用者に関する事項

たとえば求人原稿や面接の質問案を作るときに「若い人向けに」「男性が活躍する職場として」などと書くと、出力もその偏りを引き継ぎます。採用や評価に関わる業務では、属性ではなく仕事内容や必要なスキルを材料として渡すようにしましょう。

そのまま使える業務別プロンプトテンプレート10例

ここでは、多くの会社で共通する業務のテンプレートを紹介します。〔　〕の部分を自社の内容に書き換えて使ってください。社外秘や個人情報は入れず、必要に応じて仮名や記号に置き換えます。

1. 議事録の要約

【目的】社内共有用に会議の内容を要約したい。【材料】以下の会議メモ〔メモを貼る〕。【作業】決定事項、担当者と期限つきの宿題、未決の論点に分けて整理してください。【形式】見出し3つと箇条書き。メモにない内容は追加しないでください。

2. 取引先へのお礼メール

【目的】〔打ち合わせ〕のお礼と、次回の予定を伝えたい。【材料】相手との関係〔初回の商談〕、話した内容〔要点〕、次回〔日程の候補〕。【作業】お礼メールの本文を作成してください。【形式】件名つき、200〜300字、ビジネス敬語で、感情的な表現は避ける。

3. 提案書の構成案

【目的】〔業種〕の顧客に〔サービス〕を提案する資料の骨子を作りたい。【材料】顧客の課題〔要点〕、提供できること〔要点〕。【作業】提案書の章立てと、各章で伝える要点を出してください。【形式】章ごとに見出しと要点2〜3点。顧客の課題から始める順番にしてください。

4. 社内向けの案内文

【目的】全社員に〔制度や手続き〕を周知したい。【材料】変更点〔要点〕、開始日〔日付〕、問い合わせ先〔部署名〕。【作業】社内通知の文面を作成してください。【形式】300字以内、結論を最初に書き、手順は番号つきの箇条書きで。

5. 求人原稿の下書き

【目的】〔職種〕の応募を増やすため、求人原稿を見直したい。【材料】仕事内容、勤務条件、職場の特徴〔要点〕。【作業】応募者目線で、仕事内容と働く環境が具体的に伝わる原稿の下書きを作ってください。【制約】材料にない条件や待遇は書かない。誇張した表現は使わない。年齢や性別で対象を限定する表現は使わない。

6. アンケートの自由回答の分類

【目的】顧客アンケートの傾向をつかみたい。【材料】自由回答〔個人が特定できる情報を除いたもの〕。【作業】内容ごとに分類し、分類ごとの件数の目安と代表的な意見を示してください。【形式】表形式。分類名、件数、代表的な意見の3列。

7. 文章の校正

【目的】社外に出す文章の誤りを減らしたい。【材料】以下の文章〔本文〕。【作業】誤字脱字、分かりにくい表現、敬語の誤りを指摘し、修正案を出してください。【形式】修正前、修正後、理由の3列の表。内容や主張は変えないでください。

8. アイデア出し

【目的】〔テーマ〕の施策の候補を広く出したい。【材料】対象〔顧客層〕、予算や期間の条件〔要点〕、すでに試したこと〔要点〕。【作業】施策案を10個出し、それぞれの狙いと手間の大小を添えてください。【形式】番号つきの箇条書き。すでに試したことは除く。

9. マニュアルの作成

【目的】新人が一人で〔作業名〕を進められるようにしたい。【材料】担当者がまとめた作業メモ〔メモを貼る〕。【作業】手順書の下書きを作成してください。【形式】番号つきの手順、各手順に注意点を1行。メモで分からない部分は「要確認」と書き、推測で補わないでください。

10. 問い合わせへの返信案

【目的】顧客からの問い合わせに、丁寧で正確な返信をしたい。【材料】問い合わせの内容〔個人情報を除いた要点〕、回答の根拠になる社内資料〔該当部分〕。【作業】返信文の案を作成してください。【制約】資料にないことは約束しない。分からない点は確認して改めて連絡する旨を書く。

書き方を変えると出力はどう変わるか

同じ業務でも、プロンプトの書き方で出力は大きく変わります。社内向けの研修案内を作る場合を例に、よくある書き方と改善した書き方を比べてみます。

項目	改善前	改善後
プロンプト	研修の案内文を書いて	【目的】全社員に情報セキュリティ研修への参加を案内したい。【材料】日時〔日付〕、所要時間1時間、オンライン開催、全員参加。【作業】社内通知の文面を作成。【形式】200字以内、結論を最初に
出力の傾向	日時や対象が空欄や仮の内容になり、長さも毎回変わる	必要な情報がそろい、そのまま確認して使える形になりやすい
修正の手間	ほぼ書き直しになることが多い	事実の確認と細かな言い回しの調整で済むことが多い

改善後のプロンプトは長くなりますが、書き直しの時間が減るため、全体の作業時間は短くなる傾向があります。一度作った型は保存して使い回せるため、2回目以降は書く手間も小さくなります。

出力が使えるかを判断する点検の基準

プロンプトを工夫しても、生成AIは事実と異なる内容を出力することがあります。出力をそのまま使う前に、次の基準で点検してください。

事実：数値、日付、制度、固有名詞が正しいか。元の資料や公的機関の情報で確かめたか
材料との一致：渡した材料にない内容が付け足されていないか
目的との一致：読み手と目的に合った内容と長さになっているか
表現：誇張や断定、相手に失礼な表現がないか
権利：既存の文章や作品に似すぎていないか

個人情報保護委員会も、一般の利用者向けの注意点として、生成AIの応答には不正確な内容が含まれる可能性があることを示しています（出典：個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等」別添1）。白書の調査でも、日本企業が懸念するリスクとして「出力結果の精度に問題がある」が2番目に多く挙がっています（出典：総務省「令和8年版情報通信白書」）。

点検で問題が見つかったら、出力を手で直すだけでなく、プロンプトに条件を追加して出し直すことも検討しましょう。条件を足したプロンプトを保存しておけば、次回から同じ修正をしなくて済みます。

うまくいかないときの直し方

よくある症状	考えられる原因	直し方
内容が一般論ばかり	材料が足りない	自社の事情や具体的な数値を材料として渡す
毎回長さや形がばらばら	形式を指定していない	字数、見出し、箇条書きなどの形を指定する
事実と違う内容が入る	AIが推測で補っている	「材料にない内容は書かない」と制約を加える
指示の一部が無視される	一度に頼みすぎている	作業を分けて、1回に1つずつ頼む
社内の言い回しと合わない	見本がない	過去の文書を見本として示す

プロンプトに入力してはいけない情報

業務で生成AIを使うときは、書き方以上に「何を入力しないか」が大切です。東京都が令和8年3月に策定した「AI導入・活用ガイドライン」は、セキュリティに留意すべき理由を次のように説明しています。

AIに入力した機密情報等が学習され、意図せず他者への回答として出力されるなど、第三者への情報漏洩リスクが存在します。
出典：東京都デジタルサービス局「東京都AI導入・活用ガイドライン」（令和8年3月）

同じガイドラインは、対応の方向性として、入力データが学習に使われない設定（オプトアウト）を行うことも挙げています。自治体向けの資料ですが、民間企業の社内ルールを作るときにも参考になる整理です。

個人情報については、個人情報保護委員会が、個人情報を含むプロンプトを入力する場合には、利用目的の達成に必要な範囲内であることを十分に確認するよう注意喚起しています。また、入力したデータが機械学習に利用されないことなどを十分に確認することも求めています（出典：個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」）。

会社として使ってよいサービスと設定を決めたうえで、次のような情報は原則として入力しない、または加工してから入力するルールにしておくと安心です。

顧客や社員の氏名、連絡先、住所などの個人情報
取引先から預かった資料や、守秘義務のある情報
未公表の売上、価格、人事などの社外秘の情報
パスワードやアクセス用の情報

著作権については、文化庁の資料で、生成物に既存の著作物との「類似性」と「依拠性」が認められ、権利制限規定の対象外である場合は著作権侵害になると整理されています（出典：文化庁「AIと著作権に関する考え方について【概要】」）。特定の作品や他社の文章をそのまま入力して似た文章を作らせる使い方は避けましょう。東京都のガイドラインは、依拠性がないことを示せるよう、生成に用いたプロンプトを記録することも対応の方向性に挙げています（出典：東京都「AI導入・活用ガイドライン」）。

社内でプロンプトの書き方をそろえる進め方

プロンプトの書き方が個人任せのままだと、詳しい社員とそうでない社員で成果に差が出ます。会社として書き方をそろえるには、次の4つの段階で進めるのが現実的です。

利用ルールを決める：使ってよいサービス、入力してはいけない情報、出力の確認方法を1枚にまとめます。
基本の型を共有する：この記事の6要素のような型を、社内の共通ルールとして伝えます。
業務別のテンプレートを集める：うまくいったプロンプトを業務ごとに集め、誰でも書き換えて使える形で保存します。
定期的に見直す：使われていないテンプレートや、うまくいかない例を集めて改善します。

白書では、リスク対策として「全社的な指針やガイドラインを整備している」と答えた日本企業は41.1%でした（出典：総務省「令和8年版情報通信白書」）。プロンプトの型とテンプレートを利用ルールとセットで配ると、ルールが「禁止事項の一覧」で終わらず、使い方の手引きとして機能しやすくなります。

社員が自分で書けるようになることを目指すなら研修、書かなくても使える状態を目指すなら業務別のプロンプトをそろえたツール、という考え方もあります。書き方そのものを体系的に学びたい場合は、業務効率化のためのAIプロンプト研修のような研修を活用する方法があります。

研修やツールにお金をかけるかの判断

外部のサービスを使うかどうかは、生成AIを使う社員の人数と、業務の種類の多さで判断するのが目安です。数名の会社で、使う業務が議事録やメールなど数種類に限られるなら、この記事のテンプレートを自社用に書き換えるだけでも十分な場合があります。

一方で、部署が多く業務の種類も多い会社では、テンプレートを作って管理する手間が大きくなります。担当者の工数と、研修やツールの費用を比べて判断してください。研修の費用は、時間・人数・内容のカスタマイズによって大きく変わるため、複数のサービスから同じ条件で見積もりを取ることをおすすめします。

助成金を使う場合は注意が必要です。厚生労働省の人材開発支援助成金（事業展開等リスキリング支援コース）では、令和8年8月3日以降に提出する計画届から、「生成AIを利用するために汎用的なプロンプトの作り方を学ぶ訓練」が対象外の例として示されました。営業担当者が提案書の構成案づくりを学ぶ訓練のように、職務に直結する内容は対象になる例とされています（出典：厚生労働省「事業展開等リスキリング支援コース令和8年8月3日からの変更点について」）。

プロンプトの工夫だけでは解決しないケース

プロンプトを工夫しても、元になる社内資料が整っていなければ、正確な出力は得られません。手順書や規程が古いままなら、先に資料を整えることが必要です。また、業務の流れそのものに無駄がある場合は、プロンプトより業務の見直しが先になります。

ツナグバで、プロンプト研修・生成AI活用のサービスを比べる

ツナグバは、BtoBサービスを無料で比べられる掲載サイトです。気になるサービスの資料を、まとめて無料で請求できます。プロンプトの活用では、次のようなサービスが掲載されています。

業務効率化のためのAIプロンプト研修：生成AIへの指示文（プロンプト）の書き方を学び、日々の業務を効率化する研修です。AIで業務を効率化したい企業向けです。
社員全員が生成AIを使いこなせる業務プラットフォーム：業務ごとに用意された指示文（プロンプト）を使い、社員が生成AIを手軽に活用できるようにするサービスです。社内で生成AIの活用を広げたい企業向けです。

社員が書けるようになることを目指すのか、用意された指示文で使える状態を目指すのかで、合うサービスは変わります。資料を取り寄せて比べてみてください。

業務効率化のためのAIプロンプト研修

こんな課題に向いています。

生成AIを使ってみたが、思うような答えが返ってこない
一部の社員しかAIを使っておらず、社内に広がらない
AIに社内の情報を入れてよいのか判断できない

主な特徴は次のとおりです。

指示文（プロンプト）の書き方を基礎から学べる：AIに何をどう伝えればよいかを、例を使って学びます。目的に合った答えを引き出す考え方を身につけます。
自社の業務に合わせた題材で練習できる：メール作成や資料のまとめなど、日々の仕事を題材にした演習を行うものが一般的です。題材を調整できるかは製品によって違うため、資料で確認してください。
安全な使い方のルールにも触れる：入れてはいけない情報や、答えをそのまま使わず確認する大切さを学びます。社内ルールづくりのきっかけになります。

資料で確かめたいことの例です。

研修の形式（対面かオンラインか）と時間
受講人数ごとの費用と、追加費用の有無
社内で使っているAIツールに合わせた内容か

このサービスの詳細を見る

社員全員が生成AIを使いこなせる業務プラットフォーム