転記作業を自動化する方法｜手段の選び方と進め方のチェックリスト

注文書の内容を販売管理に入力する。問い合わせの情報を顧客リストに写す。毎月の数字を報告用のExcelにまとめ直す。こうした転記作業は、一つひとつは短くても、積み重なると大きな時間になります。

転記には入力ミスもつきものです。数字の打ち間違いや行のずれは、請求の誤りや取引先への訂正対応につながることがあります。

この記事では、転記作業を自動化する主な方法と、その選び方、進め方、失敗しやすい点、自動化しなくてよいケースまでを順に整理します。

転記作業がなくならない理由

転記作業が発生するのは、同じ情報が複数の場所で必要とされるからです。受注の情報は、販売管理にも、請求書にも、在庫の管理表にも必要です。それぞれが別のシステムやファイルになっていると、人が間に入って写し替えることになります。

業務で使うクラウドサービスが増えた結果、転記の場所がむしろ増えている会社もあります。総務省の「令和6年通信利用動向調査」では、クラウドサービスを一部でも利用している企業の割合が8割を超え、「給与、財務会計、人事」の用途で使う企業も5割を超えました（出典：総務省「令和6年通信利用動向調査の結果（概要）」）。便利なサービスを部署ごとに導入した結果、サービスとサービスの間をつなぐのが人の手作業になっている、という状態です。

データが分かれて連携できないことは、企業全体の課題としても指摘されています。経済産業省の「DXレポート」は、次のように述べています。

データ・情報資産を数多く保有しているにも関わらず、連携が難しく、活用しきれていない
出典：経済産業省「DXレポート～ITシステム『2025年の崖』の克服とDXの本格的な展開～」

転記作業は、この「連携の難しさ」を人の手で埋めている状態だと言えます。転記を減らすことは、データを活用できる状態に近づくことでもあります。

転記にかかる見えにくいコスト

転記のコストは、作業時間だけではありません。

入力ミスの確認と修正にかかる時間
ミスが取引先に伝わった場合の訂正や謝罪の対応
担当者しか手順を知らないことによる、休みや退職時の混乱
締め日に作業が集中し、ほかの業務が後回しになること
写し替えのたびに、データの新旧がずれること

特に、どれが最新のデータか分からなくなる問題は、判断の遅れにもつながります。転記を減らすことは、時間の節約であると同時に、情報を正しく保つための取り組みでもあります。

人手不足の中で見直しが進む

中小企業庁の「2026年版中小企業白書」は、労働力人口の減少により中小企業の人手不足がさらに深刻になるおそれがあると分析しています。生産性を高める方向の一つとして、AI活用やデジタル化による労働投入量の最適化も挙げています（出典：中小企業庁「2026年版中小企業白書・小規模企業白書」）。白書の公表を伝えた中小企業基盤整備機構の記事は、次のようにまとめています。

AI活用・デジタル化の促進による「労働投入量の最適化」に取り組むことが重要である
出典：独立行政法人中小企業基盤整備機構 J-Net21「『稼ぐ力』強化し、『強い中小企業』に 26年版中小企業白書」（2026年4月28日）

人を増やしにくい中で、転記のような作業に使っている時間を、顧客対応や改善の仕事に回したい。そうした考えから、転記の自動化に取り組む会社が増えています。

転記作業を自動化する主な方法

転記の自動化には、いくつかの方法があります。どれが優れているというより、転記の「どこから、どこへ」によって向き不向きが変わります。

方法	向いている転記	必要な知識	注意点
Excelの関数・機能	同じファイル内や、Excel同士の参照・集計	Excelの基本的な操作	ファイルの構成が変わると壊れやすい
マクロ（VBA）	Excelを中心とした定型処理	プログラミングの基礎	作った人しか直せなくなりやすい
システムの一括取り込み	CSVなどからのまとめての登録	各システムの操作	取り込み用の形式に整える手間がある
システム連携ツール（iPaaS）	クラウドサービス同士のデータの受け渡し	製品の操作。プログラム不要のものもある	相手のサービスが連携に対応している必要がある
RPA	画面からしか操作できないシステムへの入力	製品の操作。プログラム不要のものもある	画面が変わると止まりやすい
OCR・AI	紙やPDFの書類からの読み取り	製品の操作	読み取りの誤りを確認する工程が必要

Excelの関数や機能を使う

転記の元と先がどちらもExcelなら、関数で参照すれば写し替えが不要になることがあります。別のシートの値を参照する、条件に合うデータを抜き出す、といった処理は関数で対応できます。

費用がかからず、すぐに試せるのが利点です。一方で、列を追加したりファイル名を変えたりすると、参照がずれることがあります。

マクロ（VBA）を使う

Excelのマクロを使うと、複数のファイルを開いてデータを集める、決まった形式に整える、といった処理を自動化できます。

ただし、作った人以外が中身を理解しにくく、担当者が異動すると直せなくなる問題が起きがちです。マクロを使う場合は、何をする処理かを文書に残しておくことが欠かせません。

システムの一括取り込みを使う

多くの業務システムやクラウドサービスには、CSVファイルからデータをまとめて登録する機能があります。1件ずつ手で入力していたなら、一括取り込みに切り替えるだけで作業が大きく減ることがあります。

新しいツールを入れる前に、使っているシステムにこの機能がないかを確かめるのがおすすめです。

システム連携ツール（iPaaS）を使う

クラウドサービス同士の転記には、システム連携ツールが向いています。「フォームに入力があったら顧客管理に登録する」といった流れを設定しておけば、データがサービスの間で自動的に受け渡されます。

システム同士が裏側で直接データをやり取りするため、画面のデザインが変わっても影響を受けにくいのが特徴です。社内の複数のアプリをつないで、転記や連絡を自動化したい場合は、ツナグバに掲載している社内のアプリをつなぎ、業務を自動化するツールのようなサービスが比較の候補になります。

RPAを使う

RPAは、人がパソコンで行う画面の操作をロボットに覚えさせて再現する仕組みです。システム連携に対応していない古いシステムや、画面からしか入力できないソフトへの転記に向いています。RPAを使った業務改善を検討した公的機関の報告も、単純作業の繰り返しを得意とする一方、高度な判断を伴う作業の自動化には向いていないと整理しています（出典：国土交通省関東地方整備局「ＲＰＡ技術を活用した業務改善の検討」）。

画面の配置が変わるとロボットが止まることがあるため、止まったときに直す担当者を決めておく必要があります。また、同じ報告は、RPAの利用中はそのパソコンを人が使えない点も注意点に挙げています（出典：国土交通省関東地方整備局「ＲＰＡ技術を活用した業務改善の検討」）。

OCRやAIで書類を読み取る

紙の注文書や、PDFの請求書から転記している場合は、OCR（画像から文字を読み取る技術）やAIで文字データにしてから、システムに登録する方法があります。

読み取りには誤りが出ることがあるため、金額や数量など重要な項目は、人が確認する工程を残しておくのが安全です。

書類をデータで受け取る方法もある

取引先から届く請求書を転記しているなら、そもそも紙やPDFではなく、データで受け取る方法もあります。請求書をデータでやり取りするデジタルインボイスについては、国際標準の「Peppol（ペポル）」をもとにした日本の標準仕様（JP PINT）を、デジタル庁が管理しています（出典：デジタル庁「JP PINT」）。

取引先と同じ仕組みでやり取りできれば、読み取りや転記の工程そのものが要らなくなる可能性があります。すべての取引先がすぐ対応できるわけではないため、取引の多い相手から順に相談するのが現実的です。

自動化の方法を選ぶ判断の基準

どの方法を選ぶかは、次の順番で考えると迷いにくくなります。

転記そのものをなくせないか（入力を1か所にまとめる、不要な管理表をやめる）
使っているシステムの標準機能（一括取り込み、標準の連携）で済まないか
転記の元と先がクラウドサービスで、連携に対応しているならシステム連携ツール
画面からしか操作できないシステムが含まれるならRPA
紙やPDFが元になっているなら、OCRやAIと組み合わせる

1つ目が最も効果の大きい方法です。転記を速くするより、転記が要らない形にするほうが、ミスも手間も根本から減ります。たとえば、部署ごとに作っていた同じ内容の管理表を1つにまとめるだけで、転記が不要になることもあります。経済産業省の「DXレポート2（中間取りまとめ）」も、競争力に直結しない業務は業務プロセスを標準化し、パッケージソフトウェアやSaaSを活用する考え方を示しています（出典：経済産業省「DXレポート2（中間取りまとめ）」）。

複数の方法を組み合わせる

実際の業務では、1つの方法で完結しないことも多くあります。たとえば、「PDFの注文書をAIで読み取る→内容を人が確認する→システム連携ツールで販売管理と請求に登録する→画面からしか入力できない古い在庫システムにはRPAで入力する」といった組み合わせです。

組み合わせるときは、どこで人が確認するかを決めておくことが大切です。すべてを自動にすると、誤りが起きたときに気づくのが遅れます。

自動化する転記作業の選び方

自動化を始めるときは、効果が大きく、失敗しても影響が小さい作業から選ぶのが基本です。

自動化の候補を洗い出す

まずは社内の転記作業を一覧にします。各作業について、次の項目を書き出すと比較しやすくなります。

転記の元と先（どのファイル・システムから、どこへ）
1回あたりの作業時間と、1か月の回数
手順が毎回同じか、判断が入るか
入力ミスが起きたときの影響の大きさ
担当者の人数と、その人しか知らない手順があるか

優先順位の付け方

回数が多く、手順が決まっていて、ミスの影響が中くらいまでの作業が、最初の候補に向いています。

反対に、年に数回しか発生しない作業や、毎回判断が必要な作業は、自動化の効果が出にくくなります。金額の確定など、間違えると影響が大きい作業は、自動化しても人の確認を残すことを前提に考えてください。

転記の自動化を進める手順

転記作業を洗い出し、作業時間と回数を記録する
最初に自動化する作業を1つ選ぶ
その作業の手順と、例外のときの扱いを文書にする
入力の形式（項目名、日付や金額の書き方）をそろえる
方法を選び、試用版などで実際に動かしてみる
小さく本番で使い、エラーが起きたときの対応を決める
効果を振り返り、次の作業に広げる

4つ目の形式をそろえる作業は、見落とされがちですが重要です。取引先ごとに注文書の形式が違う、担当者ごとに日付の書き方が違う、といった状態では、どの方法でも自動化がうまく動きません。

転記の自動化でよくある失敗

転記の自動化でつまずく原因は、主に4つです。どれも、仕組みを作る段階で対策を決めておけば防ぎやすくなります。

フォーマットが変わって止まる

取引先の書類の形式が変わったり、Excelの列が追加されたりすると、自動化の仕組みが止まることがあります。形式を変えるときの社内ルールを決め、変更を担当者に伝える流れを作っておくと防ぎやすくなります。

作った人しか分からない

マクロやRPAのロボットを一人の担当者が作り、その人しか中身を知らない状態はよくあります。何を自動化しているか、どこを直せばよいかを記録した一覧を作っておくことが大切です。

誤りに気づくのが遅れる

自動化すると、人が画面を見る機会が減ります。その分、誤ったデータが登録されても気づきにくくなります。件数の照合や、エラーの通知など、確認の仕組みを一緒に作っておきましょう。

権限の管理が甘くなる

システムをつなぐために、管理者の権限を持つアカウントを使い回すと、情報漏えいの原因になります。自動化に使うアカウントは分け、権限を必要な範囲に絞るのが基本です。IPAの「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」も、パスワードの強化や共有設定の見直しを、はじめに取り組む対策に含めています（出典：IPA（独立行政法人情報処理推進機構）「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」第4.0版）。

転記するデータに顧客の個人情報が含まれる場合は、法令上の安全管理も関わります。個人情報保護委員会のガイドライン（通則編）は、技術的安全管理措置として次のように定めています。

担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定するために、適切なアクセス制御を行わなければならない。
出典：個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」

自動化の仕組みも、データを扱う「担当者」の一人と考えます。どのデータにアクセスできるかを決めて記録しておくと、あとで確認や見直しがしやすくなります。

費用の考え方と補助金

転記の自動化にかかる費用は、選ぶ方法で大きく変わります。Excelの関数や一括取り込みなら、追加の費用はほとんどかかりません。システム連携ツールやRPAは、月額や年額の利用料に加え、設定や運用にかかる社内の時間も必要です。

費用が見合うかは、「自動化で浮く作業時間×人件費」と「ツールの費用＋運用の手間」を比べると見当がつきます。たとえば、1日30分の転記を月20日行っているなら、月10時間です。この時間に対して、いくらまでなら払えるかを先に決めておくと、方法を選ぶ基準になります。

ツールを買い切りで購入する場合は、会計上の扱いも確認しておきます。国税庁によると、購入したソフトウエアの取得価額には、導入に必要な設定作業や自社の仕様に合わせる付随的な修正作業の費用も含めます（出典：国税庁「No.5461 ソフトウエアの取得価額と耐用年数」）。月額の利用料とは費用の出方が変わるため、経理の担当者と確認しておくと予算を立てやすくなります。

補助金を使う場合

中小企業庁は、IT導入補助金を引き継いだ「デジタル化・AI導入補助金2026」を実施しています。事務局に登録されたITツールが対象で、ソフトウェアの購入費やクラウドの利用料（最大2年分）などが対象経費に含まれます。通常枠では、データ連携などのオプションも導入関連費として示されています（出典：中小企業庁「デジタル化・AI導入補助金2026の概要」）。補助率や上限額は枠や条件で異なり、交付決定の前に契約すると対象外になるのが原則です。使いたいツールが対象かどうかを、公式の公募要領で確認してください。

受発注や請求の転記を減らしたい場合は、インボイス枠も確認しておきたい枠です。インボイス対応類型は「会計」「受発注」「決済」の機能を持ち、インボイス制度に対応したツールが対象です。電子取引類型は、発注者が受発注ソフトを導入し、取引先にアカウントを無償で提供する場合が対象とされています（出典：中小企業庁「デジタル化・AI導入補助金2026の概要」）。取引先とのやり取りをデータでそろえられれば、双方の転記を減らすことにつながります。

導入前のチェックリスト

自動化する転記作業の元と先を説明できる
作業時間と回数をおおよそ把握している
転記そのものをなくせないか検討した
使っているシステムの一括取り込みや標準の連携を確認した
入力の形式をそろえられる
自動化が止まったときの手作業の手順がある
仕組みを作る・直す担当者を決められる
自動化に使うアカウントと権限の管理方法を決めている

転記の自動化をしなくてよいケース

次のような場合は、新しいツールを入れる前に、別の対応を考えるほうが合理的です。

転記の作業が月に数時間程度で、手作業でも負担が小さい
転記の元になる書類の形式が毎回ばらばらで、そろえる見込みがない
業務の流れそのものが近く変わる予定がある
転記の原因が、使われていない管理表や二重の報告など、やめられる作業にある

特に最後のケースでは、自動化より先に業務の見直しを行うと、費用をかけずに転記を減らせます。

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転記の自動化に関わるサービスとして、次の2つを掲載しています。

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主な特徴は次のとおりです。

複数のアプリやシステムをつなげる：社内で使っているアプリ同士を連携させ、情報を受け渡せます。どのアプリと連携できるかは製品によって違うため、資料で確認してください。
転記や連絡を自動で行える：ある操作をきっかけに、決まった処理を自動で行う設定ができます。手作業の転記や、関係者への連絡の手間を減らせます。
画面上で処理の流れを組み立てられる：プログラムを書かずに、画面上で処理の流れを設定できるものが一般的です。ただし設定には、業務の流れを整理しておくことが欠かせません。

資料で確かめたいことの例です。

いま使っているアプリやシステムと連携できるか
料金が処理の回数や件数で変わるか、上限はあるか
設定を社内の担当者が行えるか、支援を受けられるか

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