法人の通話録音の方法と注意点｜録音の告知・保存ルールと選び方

電話での言った言わないのトラブルを防ぎたい、応対の品質を振り返りたい。こうした理由から、会社の電話に通話録音を取り入れる企業が増えています。

一方で、「録音は相手に伝える必要があるのか」「録音した音声をどう管理すればよいのか」と迷う担当者も少なくありません。

この記事では、法人が通話を録音する目的と方法、個人情報保護法から見た注意点、録音データの管理ルール、費用の考え方、サービスの選び方までを順に整理します。

自社に合った録音の仕組みを考えるときの材料として使ってください。

法人が通話を録音する主な目的

法人が通話を録音する目的は、大きく次の4つに分けられます。目的によって、必要な機能や管理のルールが変わります。

言った言わないのトラブルを防ぐ

注文の数量や納期、契約の条件など、電話で伝えた内容をあとで確認できます。聞き間違いや認識の違いが起きたときに、事実を確かめる材料になります。

応対の品質を振り返る

問い合わせ窓口や営業の電話を録音し、話し方や説明の仕方を振り返ります。うまくいった応対を社内で共有すれば、担当者ごとの差を縮めることにもつながります。

新人の教育に使う

経験のある社員の応対を録音で聞くことで、新人が実際の会話の流れを学べます。自分の応対を聞き直して改善点を見つける使い方もあります。

理不尽な要求や暴言への備え

長時間の電話や、過度な要求、暴言などがあった場合に、記録として残しておけます。社員を守るための仕組みとして、録音していることを案内することで一定の抑止になると考える企業もあります。

厚生労働省の委託調査では、過去3年間に勤務先で顧客等からの著しい迷惑行為を受けたと答えた労働者は10.8％でした。パワハラの19.3％に次ぐ割合です（出典：厚生労働省「令和5年度職場のハラスメントに関する実態調査報告書（概要版）」（令和6年3月））。

2026年10月1日からは、法改正により、カスタマーハラスメントの防止措置が事業主の義務になりました（出典：厚生労働省「職場におけるハラスメントの防止のために」）。厚生労働省の指針は、対処の内容の例として録音・録画を挙げ、あわせて次の点を求めています。

顧客等とのやり取りを録音・録画すること。なお、録音・録画に当たっては個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号）等を遵守し、顧客等の個人情報を適切に取り扱うこと。
出典：厚生労働省「事業主が職場における顧客等の言動に起因する問題に関して雇用管理上講ずべき措置等についての指針」（令和8年厚生労働省告示第51号）

録音は社員を守る手段になりますが、個人情報として適切に扱うことが前提です。指針では、これらの例は限定列挙ではなく、各事業主が実態に応じて対処の内容を定めることとされています。

通話録音の方法

法人が通話を録音する方法は、主に次の5つです。今の電話の環境と、録音したい範囲によって選び方が変わります。

方法	特徴	向いている会社
電話機の録音機能	一部の電話機に付いている機能を使う。手軽だが保存できる量や共有に限りがある	電話が少なく、特定の席だけ録音したい会社
ビジネスフォンの録音機能	主装置に録音の装置を追加する。事務所の電話をまとめて録音できる	事務所の固定電話を中心に使う会社
クラウド電話・クラウドPBXの録音	サービスの機能やオプションで録音する。スマホでの通話も録音できることが多い	外出先や在宅でも会社の番号を使う会社
録音・管理の専用ツール	録音に加えて、検索、文字化、共有などの機能を持つ	営業や顧客対応の電話が多い会社
スマホの録音アプリ	個人の端末で録音する。手軽だが会社としての管理が難しい	一時的な利用。会社の仕組みとしては向かない

電話機・ビジネスフォンで録音する

今の電話機やビジネスフォンをそのまま使える点が利点です。一方で、録音した音声を探したり、社内で共有したりするのに手間がかかることがあります。保存できる量にも限りがあり、古い録音を定期的に整理する必要があります。

クラウドの仕組みで録音する

クラウド電話や録音の専用ツールでは、録音した音声がインターネット上に保存されます。日時、相手の番号、担当者などで検索でき、権限のある社員が画面から聞き直せます。

事務所の外にいる社員の通話も録音できるため、外回りの営業や在宅勤務が多い会社に向いています。

録音の保存先がサービス提供会社のサーバーになる場合は、提供会社が個人データを取り扱うことになっているかどうかで、委託先として監督する必要があるかが変わります（出典：個人情報保護委員会「『個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン』に関するQ&A」Q7-53）。保存先、暗号化、ログインの管理などは、IPAの中小企業向けガイドラインも参考に確認します（出典：IPA「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」）。

録音のしかたは3種類

録音の方法とは別に、どの通話を録音するかの決め方にも違いがあります。

全通話の自動録音：すべての通話を自動で残します。録り忘れがなく、トラブルの確認に向いていますが、保存する量は多くなります
手動での録音：必要なときに担当者が録音を始めます。保存する量を抑えられる一方、録音を始める前のやり取りは残りません
さかのぼり録音：通話の途中で録音の操作をしても、通話の始めから残せる機能です。対応する機器やサービスは限られます

社員を守ることやトラブルの確認が目的なら全通話の自動録音、教育が目的なら必要な通話だけ、というように目的に合わせて選びます。

個人のスマホで録音する場合の注意

社員が個人のスマホのアプリで録音すると、会社が録音の存在や内容を把握できません。退職時に録音が持ち出されるおそれもあります。会社として録音する場合は、会社が管理できる仕組みを使うのが基本です。

通話録音と法律の考え方

通話の録音そのものを一律に禁止する法律はありません。ただし、録音した音声には相手の個人情報が含まれることが多いため、取り扱いには注意が必要です。

なお、電気通信事業法の「通信の秘密」の規定は、電気通信事業者の取扱中に係る通信を対象にしています（出典：e-Gov法令検索「電気通信事業法」第4条）。通話の録音で中心になるのは、個人情報保護法の考え方です。

個人情報保護法との関係

通話の録音が個人情報に当たるかについて、個人情報保護委員会は次のように回答しています。

通話内容から特定の個人を識別することが可能な場合には個人情報に該当します。個人情報に該当する場合、個人情報取扱事業者は、個人情報保護法上、利用目的を通知又は公表する義務を負いますが、録音していることについて伝える義務までは負いません。
出典：個人情報保護委員会「『個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン』に関するQ&A」Q1-10

一方、通話内容から特定の個人を識別できない録音は、基本的には個人情報に当たらないとされています。ただし、ほかの情報と容易に照合して個人を識別できる場合は、全体として個人情報に当たることがあります（出典：個人情報保護委員会「『個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン』に関するQ&A」Q1-11）。顧客管理の記録とひも付けて保存するなら、個人情報として扱う前提で考えるのが安全です。

個人情報保護法第21条では、個人情報を取得したときは、あらかじめ利用目的を公表している場合を除き、速やかに利用目的を本人に通知するか公表することが求められています（出典：e-Gov法令検索「個人情報の保護に関する法律」第21条）。

録音をする場合は、「応対の品質向上のため」「内容の確認のため」など、録音の目的をあらかじめ決め、案内することが大切です。

安全管理の義務

個人情報保護法第23条では、個人データの漏えいなどを防ぐために、必要かつ適切な安全管理のための措置を講じることが求められています（出典：e-Gov法令検索「個人情報の保護に関する法律」第23条）。

録音した音声についても、誰が聞けるのか、どこに保存するのか、いつ消すのかを決め、社内で守る体制が必要です。具体的な措置の内容は、個人情報保護委員会のガイドライン（通則編）で示されています。

録音の保存や管理を外部のサービスに任せ、提供会社が個人データを取り扱う場合は、委託先を監督する義務もあります（出典：e-Gov法令検索「個人情報の保護に関する法律」第25条）。

業種による決まりがある場合も

金融など一部の業種では、法令や業界の自主的なルールで、通話の録音や保存について決まりがある場合があります。自社の業種に当てはまるルールがないかを確認してください。

判断に迷う場合は、弁護士など専門家に相談するのが安全です。

録音の告知のしかた

録音していることを相手に伝える方法には、次のようなものがあります。

着信時の自動音声で「品質向上のため、通話を録音しています」と案内する
Webサイトのプライバシーポリシーに、通話録音とその目的を書いておく
発信する電話の場合は、通話の冒頭で録音していることを伝える
契約書や利用規約に、通話を録音する場合があることを書いておく

自動音声で案内する場合は、目的を短く添えるのが一般的です。「録音しています」だけでなく、何のために録音しているかが伝わると、相手の不安を和らげやすくなります。

録音データの管理ルール

録音を始める前に、社内のルールを決めておくことが大切です。ルールがないまま録音を続けると、データがたまり続け、管理の負担と漏えいのリスクが大きくなります。

決めておきたい項目

項目	決める内容
録音の目的	何のために録音するか。告知の内容と合わせる
録音の範囲	すべての通話か、特定の部署や番号だけか
保存期間	何か月、何年保存するか。期間を過ぎたら消す
聞ける人	誰が録音を聞けるか。管理者だけか、本人も聞けるか
持ち出しの禁止	録音をダウンロードしたり外部に送ったりしてよいか
開示の求めへの対応	相手から録音の開示を求められたときの窓口と手順

保存期間は、目的に合わせて決めます。トラブル防止が目的なら、取引の内容に応じて一定期間、教育が目的なら教材として選んだ録音だけを残す、といった考え方があります。

保存期間の考え方について、個人情報保護法は次のように定めています。

個人情報取扱事業者は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つとともに、利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅滞なく消去するよう努めなければならない。
出典：e-Gov法令検索「個人情報の保護に関する法律」第22条

必要以上に長く保存しないことも、管理の一部です。また、録音が本人を識別できる保有個人データに当たる場合、本人は開示を請求できます（出典：e-Gov法令検索「個人情報の保護に関する法律」第33条）。開示を求められたときの窓口と手順も、あらかじめ決めておきます。

AIによる文字化や要約の活用

最近は、録音した通話をAIで文字に起こしたり、要点をまとめたりする機能を持つサービスが増えています。

文字になっていれば、音声を最初から聞き直さなくても、必要な部分を検索して確認できます。応対メモを書く時間を減らせる場合もあります。

一方で、文字化の精度は、音声の品質や話し方、専門用語の多さによって変わります。重要な内容は、文字だけで判断せず、元の音声も確認するのが安全です。

録音の確認や共有の手間を減らしたい会社では、AIを活用した通話録音・管理ツールのように、通話の録音・保存に加えて内容の確認や共有をしやすくする仕組みも選択肢になります。

費用の考え方

通話録音の費用は、方法と録音する範囲によって大きく変わります。

電話機の録音機能：電話機の購入費だけで済むことがありますが、共有や検索の機能は限られます
ビジネスフォンの録音：録音の装置の購入や設置の費用がかかります。保守の費用が続く場合もあります
クラウド電話のオプション：利用する人数ごとの月額料金に、録音の料金が加わる形が一般的です
専用ツール：利用人数や保存の容量、文字化などの機能によって月額料金が変わります

比べるときは、録音する人数、保存したい期間、必要な機能をそろえて見積もりを取るのが基本です。全員分の録音が必要なのか、顧客対応の部署だけでよいのかによっても、総額は大きく変わります。

IT関連の補助金を使える場合もあります。2026年は、これまでのIT導入補助金にあたる制度が「デジタル化・AI導入補助金」の名称で公募されています（出典：デジタル化・AI導入補助金2026 公式サイト）。対象や申請の順序は、公募要領で確認してください。

録音を導入する費用だけでなく、トラブル対応にかかっていた時間や、教育にかかる時間がどれだけ減るかも合わせて考えると、判断しやすくなります。

導入の進め方

通話録音は、次の順で進めると、導入後の混乱を減らせます。

録音の目的と、録音する部署・番号を決める
保存期間、聞ける人、持ち出しの禁止などの管理ルールを決める
今の電話の仕組みで録音できるかを確認し、必要なら複数のサービスを比べる
着信時の案内やプライバシーポリシーなど、告知の準備をする
社員に目的とルールを説明し、一部の部署から試験的に始める
録音を実際に聞き直す場面を決め、効果を確かめてから範囲を広げる

社員への説明は特に大切です。録音の目的が「社員を監視するため」と受け取られると、反発を招くことがあります。トラブルから社員を守ることや、応対の質を高めることが目的だと伝えると、受け入れられやすくなります。

選び方の判断基準とチェックリスト

判断の基準

録音の範囲：事務所の固定電話だけか、スマホでの通話も含めるか
検索のしやすさ：日時、相手、担当者で録音を探せるか
共有と権限：聞ける人を限定できるか、操作の記録が残るか
保存の設定：保存期間を設定し、自動で消去できるか
文字化・要約：音声を文字にする機能が必要か
今の電話との連携：今の電話の仕組みのまま使えるか
セキュリティ：保存先の安全対策や、ログインの管理が十分か

導入前のチェックリスト

録音の目的を決め、社内で共有したか
録音する部署、番号、通話の範囲を決めたか
着信時の案内やプライバシーポリシーで、録音と目的を告知する準備をしたか
保存期間と、期間を過ぎた録音の消去方法を決めたか
録音を聞ける人と、持ち出しのルールを決めたか
相手から開示を求められたときの対応を決めたか
自社の業種に、録音に関する決まりがないか確認したか
社員に録音の目的とルールを説明したか
試用期間で、音質や検索のしやすさを確かめたか

通話録音を導入しなくてよいケース

次のような場合は、録音の仕組みを入れても負担のほうが大きくなることがあります。

電話の量が少なく、重要な内容はメールや書面で確認している
電話で受けた内容を、その場で記録して相手に確認する運用ができている
録音を聞き直す時間や担当者を確保できない
録音の管理ルールを決め、守る体制をつくれない

録音は、残すだけでは効果が出ません。誰がどの場面で聞き直すのかを決めてから導入することが大切です。

まずは、トラブルが起きやすい部署や番号に絞って始め、効果を見てから範囲を広げる方法もあります。

ツナグバで、通話録音のサービスを比べる

ツナグバは、法人向けのサービスを無料で掲載・比較できるサイトです。気になるサービスの資料を、無料でまとめて請求できます。

電話の分野では、次のようなサービスを掲載しています。

AIを活用した通話録音・管理ツール：電話の通話を録音・保存し、内容の確認や共有をしやすくするツールです。応対品質の確認やトラブル防止に役立ちます。電話での営業・顧客対応が多い企業向けです
電話の応対履歴を残して共有できる、クラウド型の電話システム：かかってきた電話の相手や過去の応対内容を画面で確認でき、社内で共有できます。電話対応の引き継ぎや、顧客対応の質の向上に役立ちます。電話での顧客対応が多い企業向けです

複数のサービスの資料を並べて、自社の電話の使い方に合うかを確かめてみてください。

AIを活用した通話録音・管理ツール

こんな課題に向いています。

電話でのやり取りが記録に残らず、言った言わないのトラブルになる
新人の電話対応を確認したくても、横で聞く時間が取れない
通話の内容を後から探すのに手間がかかっている

主な特徴は次のとおりです。

通話を自動で録音・保存できる：電話の内容を録音し、あとから聞き返せます。顧客とのやり取りを確認したいときに役立ちます。
AIで通話内容を文字にする機能がある：この種のツールには、通話を文字に起こしたり、要点をまとめたりする機能を持つものがあります。精度や機能の範囲は製品によって違うため、資料で確認してください。
応対の振り返りや共有に使える：録音や文字の記録を社内で共有し、良い対応の例を教育に使えます。担当者ごとの応対の差を見直すきっかけになります。

資料で確かめたいことの例です。

今使っている電話回線や電話機で使えるか
録音データの保存期間と、保存できる量の上限
文字起こしの精度や、対応する機能の範囲

このサービスの詳細を見る

電話の応対履歴を残して共有できる、クラウド型の電話システム

こんな課題に向いています。

電話の内容が担当者の頭の中にしか残らず、不在時にほかの人が対応できない
「前に電話した件ですが」と言われても、誰がどう対応したか分からない
電話対応の品質に担当者ごとの差があり、教えようにも記録がない

主な特徴は次のとおりです。

かかってきた瞬間に、相手と過去のやり取りが分かる：着信と同時に、相手の名前や前回の対応内容をパソコンの画面に表示します。電話に出る前に状況が分かるので、「どちら様でしょうか」から始めずに済みます。
対応の記録を、社内で共有できる：通話ごとの対応メモが相手ごとにたまっていきます。担当者が休みの日や、担当が変わったときも、ほかの人が経緯を見て引き継げます。
今の電話番号のまま使える場合が多い：この種のサービスは、今使っている電話番号や電話機を変えずに導入できるものが一般的です。導入時の手間や、取引先への番号変更の連絡を抑えられます。

資料で確かめたいことの例です。

今の電話回線・電話機のまま使えるか（工事や機器の入れ替えが必要か）
顧客管理システムなど、いま使っているツールと連携できるか
1台あたり・1拠点あたりの月額料金と、初期費用の有無

よくある質問

通話を録音することは違法になりませんか

通話の録音そのものを一律に禁止する法律はありません。ただし、録音には個人情報が含まれることが多いため、利用目的の通知や公表、安全な管理が必要です。業種によって別の決まりがある場合もあるため、迷う場合は専門家に確認してください。

録音していることを必ず相手に伝える必要がありますか

個人情報保護委員会のQ&Aでは、利用目的を通知または公表する義務はあるものの、録音していることを伝える義務までは負わないとされています。そのうえで、自動音声やプライバシーポリシーで録音と目的を案内しておくと、相手の不安を和らげやすくなります。

録音はどのくらいの期間保存すればよいですか

法律で一律の保存期間が決まっているわけではありません。録音の目的に合わせて社内で期間を決め、必要がなくなった録音は消去するのが基本です。業種によって保存の決まりがある場合は、それに従います。

社員のスマホでの通話も録音できますか

クラウド電話や録音の専用ツールの中には、スマホのアプリで会社の番号を使った通話を録音できるものがあります。個人のスマホの録音アプリに頼ると会社が管理できないため、会社として管理できる仕組みを使うのが安全です。

録音を社員の評価に使ってもよいですか

使うこと自体は考えられますが、目的と使い方を事前に社員へ説明し、ルールとして定めておくことが大切です。一部の応対だけで評価を決めず、教育や改善の材料として使う考え方もあります。

カスハラ対策の義務化で、録音は必須になりましたか

厚生労働省の指針では、録音・録画は対処の内容の例の一つとして挙げられており、例は限定列挙ではないとされています。録音を取り入れるかどうかは、相談体制や対応の手順とあわせて、自社の状況に応じて決めます。