会議を効率化する方法｜会議前・中・後の進め方とツールの選び方

会議が多くて自分の仕事に手がつかない。長時間話したのに、何が決まったのか分からない。こうした悩みは、業種や規模を問わず多くの職場で聞かれます。会議は必要な場である一方、進め方しだいで大きな時間の無駄にもなります。

この記事では、会議を効率化する方法を、会議前・会議中・会議後の3段階に分けて整理します。会議のコストの考え方、会議の種類ごとのルール、ツールの選び方、そしてツールに頼らずにできることもあわせて解説します。

会議が非効率になる主な原因

効率化の方法を考える前に、会議がなぜ長く、成果が出にくくなるのかを整理します。原因によって、取るべき対策が変わるためです。

目的が決まっていない：報告なのか、議論なのか、決定なのかがあいまいなまま始まる
参加者が多すぎる：発言しない人や、関係の薄い人まで呼んでいる
準備がされていない：資料をその場で初めて読み、説明に時間を使ってしまう
時間が決まっていない：終わりの時刻が守られず、議題が後ろにずれていく
決まったことが残らない：結論や担当者が記録されず、同じ議論を繰り返す
機材の準備に時間がかかる：PCの接続やWeb会議の設定で、開始が遅れる

多くの職場では、これらの原因が重なっています。すべてを一度に直そうとせず、自社で最も大きい原因から手をつけるのが現実的です。

まず会議のコストを見える化する

会議の効率化を社内で進めるには、会議にどれだけのコストがかかっているかを示すと理解を得やすくなります。会議のコストは、次の式で概算できます。

会議のコスト＝参加人数 × 会議の時間 × 参加者の1時間あたりの人件費

人件費の目安として、公的統計を見てみます。厚生労働省の賃金構造基本統計調査は、令和7年の一般労働者の賃金（月額）を次のようにまとめています。

賃金は、男女計 340.6 千円、男性 373.4 千円、女性 285.9 千円となっている。
出典：厚生労働省「令和7年賃金構造基本統計調査結果の概況」

仮に月の労働時間を160時間とすると、男女計の賃金は1時間あたり約2,100円です（出典：厚生労働省「令和7年賃金構造基本統計調査結果の概況」）。会社が負担する社会保険料や賞与、オフィスの費用を加えると、1時間あたりのコストはこれより高くなります。

たとえば、1時間あたりの人件費を仮に3,000円とすると、8人が参加する1時間の会議では24,000円です。これが週1回の定例会議なら、1年間でおよそ50週分、約120万円になります。先ほどの統計の賃金は男女計の平均で、性別や年齢、職種によって差があります（出典：厚生労働省「令和7年賃金構造基本統計調査結果の概況」）。人件費の水準は会社や職種で異なるため、自社の数字に置き換えて計算してください。

実際には、会議の前後で作業が中断される時間や、資料の準備にかかる時間も加わります。数字にしてみると、参加人数を2人減らす、時間を30分短くするといった小さな見直しでも、年間では大きな差になることが分かります。先ほどの例で参加者を6人にすると年間約90万円、時間を30分にすると年間約60万円になり、それぞれ約30万円、約60万円の差が生まれます。

会議前にできる効率化の方法

会議の効率は、始まる前の準備で大きく決まります。主催者が押さえておきたいポイントは次の4つです。

その会議が本当に必要かを考える

情報の共有だけが目的なら、チャットや資料の配付で済むこともあります。会議を開くのは、その場で議論や決定が必要なときに絞ります。定例会議も、半年に一度は「なくしたら困るか」を見直すとよいでしょう。

会議の代わりになる手段を決めておく

「報告はチャットで共有する」「確認だけなら共有の資料にコメントする」など、会議の代わりに使う手段を社内で決めておくと、会議を開くかどうかの判断が速くなります。代わりの手段が決まっていないと、結局「とりあえず集まる」に戻りがちです。

厚生労働省のテレワークのガイドラインも、対面での会議を必須とする仕事の進め方がテレワークの障壁になる場合があるとして、オンライン会議の導入などが有効だとしています（出典：厚生労働省「テレワークの適切な導入及び実施の推進のためのガイドライン」）。

目的とゴールを案内に書く

会議の案内には、議題だけでなく「この会議で何を決めるか」を書きます。たとえば「来月のキャンペーン案を2案から1案に決める」のように、終わったときの状態が分かる書き方にすると、議論がそれにくくなります。

参加者を絞る

参加者は、決定に必要な人と、その場で意見が必要な人に絞ります。結果だけ知ればよい人には、議事録を共有すれば十分です。人数が少ないほど、一人ひとりの発言の機会も増えます。

資料を事前に配る

資料は前日までに共有し、参加者は読んでから参加することをルールにします。会議の時間を説明ではなく議論に使えるようになります。資料は要点を1枚にまとめ、詳細は別紙にすると読む負担が減ります。

会議中にできる効率化の方法

進行役と記録役を決める

進行役は時間を管理し、議論がそれたら議題に戻します。記録役は、決まったこと、担当者、期限をその場で記録します。主催者がすべてを兼ねると、議論に集中しにくくなります。

議題ごとに時間を区切る

議題ごとに目安の時間を決め、時間内に結論が出なければ、次回に持ち越すか担当者に預けるかを決めます。会議全体の時間も、60分ではなく30分や45分を基本にすると、密度が上がりやすくなります。

脱線した話題は「保留リスト」に置く

議題と関係のない話題が出たら、その場で議論せず、画面やボードの端に「保留リスト」として書き留めます。話した人の意見を切り捨てずに済み、議題にも戻りやすくなります。保留した話題は、会議の最後に担当者と扱い方を決めます。

議論を「見える」形にする

口頭だけの議論は、参加者の理解がずれやすくなります。論点や案をホワイトボードや画面に書き出し、全員が同じものを見ながら話すと、合意までの時間が短くなります。Web会議の参加者がいる場合は、書いた内容を画面で共有できる仕組みがあると、会議室とリモートの差が小さくなります。

最後の5分で決定事項を確認する

終了前に、決まったこと、次にやること、担当者、期限を読み上げて確認します。この確認を省くと、会議の後に「結局どうなったのか」という問い合わせが生まれます。

会議後にできる効率化の方法

議事録はその日のうちに共有する

議事録は、発言をすべて書き起こす必要はありません。決定事項、宿題、担当者、期限が分かれば十分なことが多いでしょう。その日のうちに共有すると、記憶が新しいうちに確認と修正ができます。

宿題の進み具合を追う

会議で決めたことが実行されなければ、会議の意味は半減します。宿題はタスク管理の仕組みに登録し、次の会議の冒頭で進み具合を確認します。

会議そのものを振り返る

月に一度など、定例会議の進め方を短く振り返ります。時間どおりに終わったか、目的を達成できたか、参加者は適切だったかを確認し、次回に生かします。

会議の種類別に決めておきたいルール

会議の種類によって、適した進め方は異なります。代表的な種類ごとのルールの例を整理します。

会議の種類	目的	時間の目安	決めておきたいルール
報告・共有の会議	進み具合や数字を共有する	15〜30分	資料は事前に共有し、会議では質問と課題だけを扱う
議論・アイデア出しの会議	案を広げ、方向性を決める	30〜60分	前半で案を出し、後半で絞る。議論は画面やボードに書き出す
意思決定の会議	複数案から1つを決める	30分前後	決定者を明確にし、判断の基準を事前に共有する
1対1の面談	課題の相談、育成	15〜30分	話す内容は部下側が事前に用意し、上司は聞く時間を多めにとる

時間の目安は、一般的な社内会議を想定したものです。参加人数や議題の数によって調整してください。

ハイブリッド会議を効率化するポイント

会議室の参加者とリモートの参加者が混在するハイブリッド会議は、対面だけの会議やWeb会議だけの会議よりも、進め方の工夫が必要です。よくある課題と対策をまとめます。

総務省の令和7年通信利用動向調査では、テレワークを導入している企業は50.1%でした（出典：総務省「令和7年通信利用動向調査の結果」（2026年5月29日））。資本金規模別に見ると、1,000万円未満で19.5%、1,000万円以上3,000万円未満で35.9%、5,000万円以上1億円未満で49.7%、1億円以上5億円未満で69.1%、50億円以上で88.3%と、規模が大きいほど導入が進んでいます（出典：総務省「令和7年通信利用動向調査の結果」（2026年5月29日））。導入した企業の評価について、同じ調査は次のように報告しています。

導入目的に対する効果は、「非常に効果があった」又は「ある程度効果があった」と回答した企業の割合が 83.4％となっている。
出典：総務省「令和7年通信利用動向調査の結果」（2026年5月29日）

テレワークが定着するほど、会議室とリモートを結ぶ会議は日常的なものになります。取引先にリモートで参加してもらう機会も増えるため、進め方を整えておく価値は大きいといえます。

リモートの参加者が話に入りにくい

会議室の中だけで会話が進み、リモートの参加者が置き去りになることがあります。進行役は、議題の区切りごとにリモートの参加者へ意見を求めます。発言の順番をあらかじめ決めておくのも効果があります。

音声が聞き取りにくい

ノートPCのマイク1台では、会議室の奥の発言を拾いきれないことがあります。部屋の広さに合ったマイクとスピーカーを用意し、会議の前に音声の確認をする習慣をつけましょう。

板書や手元の資料が伝わらない

会議室のホワイトボードに書いた内容は、カメラ越しでは読み取りにくくなります。書き込みを画面で共有できる仕組みを使うか、共有の資料に直接書き込む形にすると、全員が同じ情報を見ながら議論できます。

社外の人が参加する会議は設定を確認する

Web会議には、盗聴や情報漏えいのリスクもあります。IPAは、サービスを選ぶときに会議データの所在、暗号化、参加者の確認・認証方式を考慮するよう示しています（出典：IPA「Web会議サービスを使用する際のセキュリティ上の注意事項」）。会議のURLを使い回さない、参加者を確認してから始めるといった運用も決めておきましょう。

総務省も、専任の担当者がいない中小企業向けに、テレワークのセキュリティを確認できる手引き（チェックリスト）を公表しています（出典：総務省「テレワークにおけるセキュリティ確保」）。

会議の効率化に役立つツールと選び方

進め方のルールが決まったら、人の努力だけでは補いにくい部分をツールで支えます。代表的なツールと、選ぶときの判断の基準をまとめます。

ツールの種類	解決しやすい課題	選ぶときの判断基準
Web会議ツール	移動時間、拠点間の会議	社外の相手とも使えるか、録画や文字起こしの機能があるか
電子ホワイトボード	議論の見える化、機材の準備、板書の共有	会議室の広さに合うサイズか、Web会議と一緒に使えるか
議事録・文字起こしのツール	議事録の作成時間	日本語の認識の精度、社外秘の情報の扱い
会議室の予約システム	会議室の取り合い、空予約	予定表との連携、使わなかった予約の自動解除
タスク管理ツール	宿題の抜け漏れ	担当者と期限を管理できるか、社員が日常的に使えるか

会議室の機材をまとめる選択肢

会議室に、プロジェクター、スクリーン、Web会議用のカメラとスピーカー、ホワイトボードが別々に置かれていると、準備や接続に時間がかかります。ホワイトボード、画面共有、Web会議を1台でこなせるオールインワンの電子ホワイトボードのように、機材をまとめる方法もあります。会議の開始が遅れがちな職場では、検討する価値があります。

AIの議事録ツールを使うときの注意点

最近は、会議の音声をAIで文字に起こし、要約まで作るツールも増えています。議事録の作成時間を減らせる一方で、会議の内容が外部のサービスに送られる場合があります。個人情報保護委員会は、生成AIサービスを使う事業者に向けて、次のように注意を呼びかけています。

個人情報取扱事業者が生成AIサービスに個人情報を含むプロンプトを入力する場合には、特定された当該個人情報の利用目的を達成するために必要な範囲内であることを十分に確認すること。
出典：個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等」

同じ文書では、個人データを含む内容を入力する場合、サービスの提供者がそのデータを機械学習に利用しないことなどを十分に確認するよう求めています（出典：個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等」）。IPAの「情報セキュリティ10大脅威 2026」でも、組織編の3位に「AIの利用をめぐるサイバーリスク」が入っています（出典：IPA「情報セキュリティ10大脅威 2026」）。顧客の情報や社外秘の内容を扱う会議では、データの保存先や学習への利用の有無を確認し、社内で利用のルールを決めてから使いましょう。

会議の効率化を社内に広げる進め方

会議の進め方は、個人の工夫だけでは定着しにくいものです。社内のルールとして広げるための手順を整理します。

現状を把握する：1〜2週間分の会議を書き出し、回数、時間、参加人数、目的を一覧にする
コストを示す：会議のコストの式で概算し、経営層や管理職と共有する
基本のルールを決める：目的の明記、資料の事前共有、終了時刻の厳守など、守ってほしい項目を3〜5個に絞る
一部の部署で試す：まず1つの部署や定例会議で試し、効果と課題を確認する
全社に広げて見直す：うまくいったルールを全社に広げ、半年ごとに見直す

ルールを増やしすぎると、守られなくなります。最初は少ない項目から始め、定着してから追加するほうが続きやすくなります。管理職が率先してルールを守ることも、定着の大きな鍵です。

効果を確かめるには、会議の総時間、1回あたりの参加人数、時間どおりに終わった割合など、追う数字を2〜3個に絞って記録します。半年ごとに会議の一覧を棚卸しし、目的を果たしていない会議は統合や廃止を検討します。

新しいWeb会議ツールや機材を入れたときは、使い方の研修も計画に入れておきます。厚生労働省のガイドラインも、新たな機器やオンライン会議ツールを使う場合には、導入初期に必要な研修などを行うことが有用だとしています（出典：厚生労働省「テレワークの適切な導入及び実施の推進のためのガイドライン」）。

会議の効率化チェックリスト

自社の会議を見直すときに使えるチェックリストです。当てはまらない項目が多いところから改善を始めます。

会議の案内に、目的と「何を決めるか」が書かれているか
参加者は、決定や議論に必要な人に絞られているか
資料は前日までに共有されているか
進行役と記録役が決まっているか
終了時刻が守られているか
決定事項、担当者、期限が、その場で確認されているか
議事録がその日のうちに共有されているか
会議の開始が、機材の準備や接続で遅れていないか
定例会議の必要性を、定期的に見直しているか

ツールを入れなくてよいケース

会議の効率化は、ツールを入れることが目的ではありません。次のような場合は、まず進め方の見直しを優先したほうが効果が出やすいでしょう。

会議の目的や参加者が整理されておらず、会議の数そのものが多すぎる
社員が数名で、口頭やチャットで十分に意思疎通ができている
新しいツールを導入しても、使い方を広める担当者がいない

ルールが整わないままツールを入れると、「長い会議を便利な機材でやるだけ」になりかねません。目的の明確化、参加者の絞り込み、時間の管理といった基本は、費用をかけずに始められます。そのうえで、準備や記録の手間が残るなら、ツールで補うことを考えましょう。

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ツナグバは、法人向けサービスを無料で比較し、複数の資料をまとめて請求できるサイトです。会議の効率化の分野では、次のサービスを掲載しています。

Web会議もできる、オールインワンの電子ホワイトボード：ホワイトボード、画面共有、Web会議を1台でこなせる大型ディスプレイです。会議室の機材をまとめられます。会議・打ち合わせを効率化したい企業に向いています。

会議室の機材や準備の手間に課題がある場合は、資料で機能を確認してみてください。

こんな課題があれば

会議室にプロジェクター、カメラ、マイクがばらばらにあり、準備に時間がかかる
Web会議の参加者とホワイトボードの内容を共有しにくい
会議で書いた内容が残らず、写真を撮って共有している

掲載サービスでできること

ホワイトボードと画面共有を1台で行える：大型の画面に直接書き込んだり、パソコンの画面を映したりできます。会議室の機材を減らせます。
Web会議にも使える：カメラやマイクを備え、Web会議に使えるものが一般的です。対応する会議ツールは製品によって違うため、資料で確認してください。
書いた内容を保存・共有できる：画面に書いた内容をデータとして保存できるものが一般的です。会議後に参加者へ共有しやすくなります。

資料で確かめたいこと

画面の大きさと、会議室の広さに合うか
今使っているWeb会議ツールに対応しているか
本体価格、設置費用、保守の費用の内訳
設置の方法（壁掛けか、スタンドか）
故障時の保証と、サポートの窓口

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よくある質問

Q. 会議の時間は何分にするのがよいですか？

一律の正解はありませんが、報告中心なら15〜30分、議論や決定を含むなら30〜60分を目安にする職場が多く見られます。迷ったら短めに設定し、足りなければ延ばすより次回に分けるほうが、密度を保ちやすくなります。

Q. 会議で発言が少ないときはどうすればよいですか？

参加者を絞る、事前に意見を書いてきてもらう、最初に一人ずつ短く発言してもらうといった方法があります。画面やボードに意見を書き出すと、口頭で話すのが苦手な人も参加しやすくなります。

Q. Web会議と対面の会議はどう使い分ければよいですか？

報告や短い確認はWeb会議、関係づくりや複雑な議論は対面というように、目的で分ける方法が一般的です。会議室とリモートの参加者が混在する場合は、全員が同じ画面と板書を見られる環境を整えることが大切です。

Q. 定例会議をなくしても大丈夫でしょうか？

まずは頻度を下げる、時間を短くするといった段階的な見直しがおすすめです。一定期間試して、情報の共有や意思決定に支障が出なければ、廃止を検討します。

Q. 会議の効率化は、どこから始めるのがよいですか？

費用がかからず効果が出やすいのは、会議の目的を案内に書くことと、終了時刻を守ることです。そのうえで、参加者の絞り込みや資料の事前共有に広げていきます。機材やツールの見直しは、進め方を整えたあとに検討すると、効果を判断しやすくなります。